Nach der Ankündigung wurde lange auf die finalen Regelungen gewartet: Am 15.10.2024 ist nun das finale Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) veröffentlicht worden, das genau festlegt, worauf bei der Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025 konkret zu achten ist. Gegenüber dem bisher vorliegenden Entwurf gibt es einige Nachbesserungen bzw. Änderungen. Auch einige Hinweise aus der Praxis wurden aufgegriffen und berücksichtigt. Wir fassen kurz die wichtigsten Regelungen zusammen.

Durch das Wachstumschancengesetz steht bereits fest, dass ab dem 01.01.2025 verpflichtend die E-Rechnung für die Leistungen zwischen zwei Unternehmern kommt, sofern beide im Inland ansässig sind (mit Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG und einigen wenigen Ausnahmeregelungen). Das BMF-Schreiben konkretisiert dieses Gesetz und legt Grundsätze zur Anwendung von Seiten der Finanzverwaltung fest. Bereits zum Sommer gab es einen Entwurf, damit Unternehmen sich darauf einstellen konnten.

Die grundlegenden Eckpunkte sind gleichgeblieben und gelten wie geplant.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung muss als strukturiertes, maschinell auslesbares Format vorliegen. Eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei stellt ab 2025 keine „elektronische Rechnung“ mehr dar. Grundsätzliche Anforderungen an die Inhalte der Rechnungen gelten – unabhängig von der Art der ausgestellten Rechnung – unverändert, d.h. gemäß den inhaltlichen Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG . Die bisherigen elektronischen Formate wie XRechnung oder das hybride Format „ZUGFeRD“ (mit xml Datei und einer lesefreundlichen Darstellung) wären z.B. denkbar.

Eine Papierrechnung (zuvor vorrangig) ebenso wie andere Formate (PDF, was vorher mit Einwilligung möglich war) gelten als „Sonstige Rechnungen“ und sind nachrangig. D.h. die E-Rechnung ist künftig „Standard“, sowohl für die Rechnungserstellung als auch für den Rechnungsempfang.

Es gelten gewisse Übergangsregelungen:

• ab 01.01.2025 gilt eine Empfangspflicht für alle. Eine Ausstellung einer „Sonstigen Rechnung“ ist möglich (Papierrechnung wie bisher ohne Einverständnis, andere sonstige Formate mit Zustimmung des Empfängers)
• ab 01.2027 bis Ende 2027

Für Unternehmer mit einem Umsatz von weniger als 800.000 EUR sind in dieser Zeit ebenfalls noch Papierrechnungen und sonstige Formate mit Zustimmung d. Empfängers möglich.

Ab einem Umsatz 800.000 EUR besteht bereits die Ausstellungspflicht für die E-Rechnung

Das EDI-Verfahren ist bis Ende 2027 möglich, ggf. ab 2028 in angepasster Variante (noch nicht sicher)

• ab 01.01.2028 sind nur E-Rechnungen möglich

Die Zustimmung im Rahmen der Übergangsphasen kann schriftlich erfolgen – eine bestimmte Form ist aber nicht nötig (d.h. AGB wären denkbar, oder aber auch die konkludente Einwilligung, d.h. etwa durch Annahme der Rechnung und Zahlung).

Welche Umsätze/ Leistungen sind betroffen?

Es gilt, dass nur Leistungen von im Inland ansässigen Unternehmen an im Inland ansässige Unternehmen oder in einem in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiet  der E-Rechnungspflicht unterliegen.

D.h. keine E-Rechnung ausgestellt werden muss bei:

• Leistungen/ Rechnungen an Privatpersonen
• Rechnungen an ausländische Unternehmer
• Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR, auch im B2B Bereich)
• Fahrausweisen (auch im B2B Bereich)
• steuerfreien oder teilweise steuerfreien Umsätzen ( z.B. Arztleistungen)

Wer muss alles E-Rechnungen empfangen können?

Alle inländischen Unternehmen bzw. Unternehmer müssen ab dem 01.01.2025 die Möglichkeit schaffen, E-Rechnungen empfangen zu können. Beim Versand von E-Rechnungen ist nicht mehr die Zustimmung des Empfängers notwendig, sofern für den Aussteller die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen besteht.

Die Unternehmereigenschaft gilt auch für atypische Unternehmen bzw. Unternehmer:

• Kleinunternehmer (nach § 19 UstG) sollen voraussichtlich ausgangsseitig keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung haben (eine Ausnahme soll hierfür mit dem Jahressteuergesetz 2024 in § 34a Satz 1 UStDV geschaffen werden). Diese gilt aber nur für die Ausstellung der Rechnung. Eine Empfangspflicht besteht auch für den Kleinunternehmer, und zwar ab 01.01.2025.
• Sie gilt auch für Umsätze, die der Durchschnittsbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe
• Sie gilt für Reiseleistungen.
• Die Empfangspflicht gilt auch wenn nur steuerfreie Leistungen erbracht werden, d.h. auch für Vermieter oder Photovoltaik-Anlagen-Betreiber.
• Auch Vereine müssen E-Rechnungen empfangen können.

Sollte der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung verweigern oder nicht in der Lage sein, diese korrekt zu empfangen, hat er kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung. Der Rechnungssteller hat zudem seiner umsatzsteuerlichen Pflicht damit Genüge getan.

Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?

Laut BMF-Schreiben reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach hat, mit dem er E-Rechnungen empfangen kann. Dieses Postfach muss zwar laut BMF kein gesondertes E-Mail-Postfach sein, sondern die E-Rechnung kann auch auf ein gemischt genutztes Postfach laufen.

In diesem Zusammenhang möchten wir aber darauf hinwiesen, dass zum einen eine langfristige revisionssichere Archivierung der E-Rechnung (mind. 12 Jahre) gewährleistet sein muss. Zum anderen muss bei Betriebsprüfungen ggf. Zugriff darauf gegeben werden. Die E-Rechnung muss außerdem in ihrer ursprünglichen Form, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Welche sonstigen Regelungen sind aus dem neuen BMF-Schreiben relevant?

Flexible Übermittlungswege

Das BMF-Schreiben konkretisiert, dass die Übermittlung der E-Rechnung flexibel gestaltet werden kann. So ist ein E-Mail-Versand möglich, aber jedoch auch andere Übertragungsarten sind denkbar, z.B. der Download von Rechnungen auf einer Plattform oder die die Ablage auf einem gemeinsamen Speicher in Konzernstrukturen o.Ä.

Vereinfachungen bei Dauerrechnungen (z.B. bei Vermietung)

Rechnungen, die vor dem 01.01.2027 ausgestellt wurden behalten ihre Gültigkeit, d.h. es muss keine initiale E-Rechnung erstellt werden. Eine E-Rechnung muss erst dann erstellt werden, wenn sich Rechnungsangaben ändern. Hierdurch soll eine gewisse Bürokratieentlastung erfolgen. Im Falle der gewerblichen Vermietung wäre erst dann eine E-Rechnung erforderlich, wenn sich Änderungen ergeben, wie z.B. Mieterhöhungen.

Rechnungskorrekturen bzw. Vorsteuerabzug

Wird keine korrekte E-Rechnung ausgestellt, ist der Vorsteuerabzug „in Gefahr“. Wurde eine Papierrechnung oder sonstige Rechnung ausgestellt, kann diese aber korrigiert werden. Ebenso ist es kein Problem, wenn eine Datei zu einer E-Rechnung mehrfach versendet wird, sofern sich der Inhalt nicht ändert (also wenn z.B. aus Versehen mehrere E-Mails gesendet wurden).

 Wie erkenne ich, ob ein Geschäftspartner unter die E-Rechnungspflicht fällt?

Das BMF hat hierzu explizit betont, dass die allgemeinen kaufmännischen Sorgfaltspflichten ausreichen und keine weiteren Recherchen vorgenommen werden müssen. Was beispielsweise die Unternehmereigenschaft, Inlandseigenschaften oder Umsatzgrenzen betreffen, reicht es aus, sich auf die verfügbaren und zugänglichen Informationen (wie USt-IdNr., Vorjahresumsatz bzw. übliche Größe des Unternehmens) zu verlassen