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Jeder Unternehmer bibbert ein wenig, wenn eine Betriebsprüfung ins Haus steht. Wurden alle meine Aufwendungen richtig verbucht, so dass der Betriebsprüfer nichts zu bemängeln hat? Hier ist die sogenannte Präsentiertellertheorie wichtig.

4 Abs. 7 EStG sieht für bestimmte Aufwendungen vor, dass diese nur dann bei der Gewinnermittlung berücksichtigt werden dürfen, wenn sie einzeln und getrennt aufgezeichnet werden. Diese einzelne und getrennte Aufzeichnung wird auch „Präsentiertellertheorie“ genannt. Durch diese Vorschrift soll der Finanzverwaltung/dem Betriebsprüfer die Überprüfung und das „Finden“ von Aufwendungen, die der Lebensführung zuzuordnen sind erleichtert werden.

Wird die sog. Präsentiertellertheorie nicht angewandt, also die Aufwendungen nicht einzeln und getrennt aufgezeichnet, scheidet der Abzug der Aufwendungen aus – auch wenn diese dem Grunde nach „echte“ Betriebsausgaben sind. Die Umsetzung dieser Vorschrift ist in der Praxis besonders wichtig, da eine nachträgliche Korrektur der Buchung zum Beispiel im Rahmen des Jahresabschlusses in der Regel nicht anerkannt wird. Tappen Sie also nicht in die Falle. Damit Ihre Aufwendungen betriebsprüfungssicher richtig verbucht werden, möchte ich dieses Thema nachfolgend näher erläutern:

Welche Aufwendungen sind betroffen?

  • Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind, unter 35 EUR (abzugsfähig)
  • Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind, über 35 EUR (nicht abzugsfähig)
  • Aufwendungen für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass
  • Aufwendungen für Einrichtungen des Steuerpflichtigen für die Bewirtung, Beherbergung oder Unterhaltung von Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind (z.B. Gästehäuser)
  • Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Jachten sowie ähnliche Zwecke und die hiermit zusammenhängende Bewirtung
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung des Arbeitszimmers
  • Kosten der Lebensführung

Zu beachten ist, dass ggf. nochmals weitere Unterkategorien berücksichtigt werden müssen, d.h. nochmal tiefer aufzugliedern ist.

Zum Beispiel die Sparte Geschenke: Neben der Unterscheidung von Geschenken unter 35 EUR sowie über 35 EUR sind auch Werbegeschenke, welche als Streuwerbeartikel einzustufen sind (Wert unter 10 EUR), entsprechend abzugrenzen.

Wie wird die Aufzeichnungspflicht erfüllt?

  • Für jede Gruppe und Untergruppe der Aufwendungen ist ein gesondertes Konto zu führen
  • Aus jeder Buchung oder Aufzeichnung muss sich die Art der Aufwendung ergeben. Dies bedeutet, dass auch gemischte Aufwendungen, wie z.B. die Bewirtung von Geschäftsfreunden in VIP-Logen, getrennt zu buchen sind, da solche Aufwendungen aus einem Werbe-, Geschenk- sowie Bewirtungsanteil bestehen.
  • Die Aufzeichnung hat zeitnah zu erfolgen
  • Alle formalen Voraussetzungen müssen gegeben sein, z. B. sind bei Bewirtungsaufwendungen neben den allgemeinen Vorgaben zum Umfang einer ordnungsgemäßen Rechnung auch die bewirteten Personen und der Anlass der Bewirtung aufzuzeichnen.

Werden die Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, sind die gesamten Aufwendungen steuerlich nicht abzugsfähig. Bei lückenhaften Angaben ist die Abzugsfähigkeit selbst dann auch verwehrt, wenn die Höhe sowie die betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachweisbar oder glaubhaft gemacht werden könnten.

Hier zahlt sich Gründlichkeit dann wirklich aus – denn ist alles korrekt aufgezeichnet, einzeln und getrennt ausgewiesen, so muss man auch vor der Betriebsprüfung wenig Bedenken haben. Die verbuchten Aufwendungen sind dann „sicher“.

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