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Es ist Sommerzeit und gerade im Sommer stehen für viele Unternehmen Veranstaltungen an. Ob Betriebsausflüge, Sommerfeste oder Firmenjubiläen, Events sind beliebt auch als Maßnahme zur Stärkung eines guten Betriebszusammenhalts. Ein gemeinsames Event ist wichtig für ein gutes Betriebsklima, die Motivation der Mitarbeiter und die Bindung an das Unternehmen. Auch der Gesetzgeber fördert durch Steuerbegünstigungen gewisse Veranstaltungen. Gleichzeitig gilt es einiges zu beachten: Welche Leistungen bzw. Zuwendungen an die Mitarbeiter müssen versteuert werden? Was sind steuerbegünstigte Betriebsveranstaltungen? Wer kann und sollte eingeladen werden?

Steuerbegünstigt sind Betriebsveranstaltungen dann, wenn ein betriebliches Interesse des Unternehmens vorliegt, die Veranstaltung für den gesamten Betrieb stattfindet, alle Mitarbeiter (auch Mitarbeiter auf Minijob-Basis, Aushilfen etc.) eingeladen sind.

Was gilt es zu beachten?

Alle Mitarbeiter müssen eingeladen sein! Eine Mitarbeiterveranstaltung darf nicht auf einen bestimmten Teilnehmerkreis beschränkt sein (z.B. nur Führungskräfte, nur Mitarbeiter bestimmter Gehaltsgruppen etc.), sondern es müssen alle Mitarbeiter die Möglichkeit zur Teilnahme haben. Wohl aber ist es gerade bei komplexen Unternehmen möglich, dass einzelne Abteilungen und Organisationseinheiten für sich genommen Veranstaltungen durchführen. Hier gilt auch wiederum, dass jeder Mitarbeiter aus dieser Gruppe eingeladen sein muss.

Nicht relevant für die Steuerfreiheit ist es, ob letztlich alle Mitarbeiter teilnehmen. Auch wenn es beispielsweise unterschiedliche Programmpunkte bei einem Betriebsausflug zur Auswahl gibt (z.B. eine Gruppe macht eine Bootsfahrt, eine andere eine Wanderung und eine dritte eine Fahrradtour), ist die Steuerfreiheit nicht gefährdet, sofern jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat teilzunehmen und sich den Programmpunkt auswählen kann.

Welche Beträge sind steuerfrei?

Bis zu zwei jährliche Betriebsveranstaltungen sind steuerbegünstigt. Dabei darf jeweils ein Betrag von bis zu EUR 110 pro Arbeitnehmer steuerfrei für die Betriebsveranstaltung verwendet werden. Veranstaltet ein Unternehmen mehrere Veranstaltungen, so darf es auswählen, welche beiden unter die Steuerbegünstigung fallen.

Das Unternehmen muss alle Kosten der Veranstaltung zusammenrechnen (z.B. Kosten für Beförderung, Raummieten, Catering, Aktivitäten, aber auch Geschenke, ggf. Essensbons etc.), durch die Zahl der teilnehmenden Mitarbeiter teilen und prüfen, dass ein Betrag von 110 EUR pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Sind Mitarbeiter angemeldet, erscheinen aber kurzfristig nicht, muss deren Anteil nicht aus den Kosten herausgerechnet werden. Wichtig ist, dass die genauen Anmeldungen dokumentiert sind, ebenso, dass alle anfallenden Beträge wirklich in die Gesamtkosten eingerechnet sind, so dass bei einer entsprechenden Prüfung durch das Finanzamt auch der Nachweis erbracht werden kann.

Überschreiten die Kosten einer solchen Veranstaltung die 110 EUR pro Arbeitnehmer, so sind die darüberhinausgehenden Kosten steuerpflichtig. (Dies stellt eine Neuerung von 2014 dar, zuvor entfiel die gesamte Steuerbefreiung einer Veranstaltung, wenn sie über 110 EUR hinausging).

Was ist mit Angehörigen?

Sofern Angehörige zur Betriebsfeier hinzu kommen, gilt, dass der Gesamtbetrag für Arbeitnehmer und Angehörige bis zu 110 EUR frei ist. Für Angehörige gibt es also keinen zusätzlichen Steuerfreibetrag.

Was passiert, wenn die Steuerfreigrenze überschritten wird?

Überschreitet ein Sommerfest oder ein Betriebsausflug o.Ä. die Kosten von 110 EUR pro Arbeitnehmer, so gilt der darüberhinausgehende Betrag als geldwerter Vorteil, der entsprechend steuerpflichtig ist. Angenommen es findet ein Betriebsausflug für 30 Mitarbeiter statt und es entstehen Kosten von 6000 EUR. Hier würden die Kosten pro Mitarbeiter dann bei 200 EUR liegen und somit liegen dann 90 EUR über der Freigrenze. Der Arbeitgeber hat theoretisch verschiedene Möglichkeiten, damit umzugehen. Er könnte entweder eine Mitarbeiterbeteiligung einführen, d.h. die Mitarbeiter bitten, sich mit 90 EUR am Betriebsausflug zu beteiligen. Alternativ könnte er den geldwerten Vorteil von 90 EUR im Rahmen der Lohnabrechnung abrechnen, mit der Folge, dass entsprechende Steuern und Sozialabgaben darauf anfallen. Beide Varianten klingen allerdings oft nicht sehr verlockend, würde man dadurch vermutlich etliche Mitarbeiter verschrecken und von einer Teilnahme abbringen. So handhaben es die meisten Arbeitgeber in solchen Fällen nach einer dritten Alternative und versteuern den Betrag pauschal. In dem Beispiel könnte der Arbeitgeber den Betrag von 2700 EUR, der über der Freigrenze liegt, pauschal mit 25 % versteuern. Sozialabgaben fallen dann auf diesen Betrag nicht an.

erstellt am: 17.07.2019 | von: Corinna Brosamer
Kategorie(n): Allgemein, Steuerberatung, Betriebswirtschaftliche Beratung & Analyse

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