Bei Weihnachtsfeiern oder Firmenfesten können Unternehmen Steuerfreibeträge nutzen, um den Mitarbeitern etwas Gutes zu tun. Wichtig ist es daher, vorab gut zu plan, die Grenzen und Möglichkeiten zu kennen und so auch von Steuervorteilen bei der Weihnachtsfeier profitieren.
Nachdem in den vergangenen Jahren sicherlich einige Firmenevents aufgrund der Corona-Pandemie ausgefallen sind, sind gerade aktuell wieder Weihnachts- und Firmenfeiern hoch im Kurs. Oft wollen sich die Unternehmen etwas Besonderes einfallen lassen – vielleicht sogar einen Ausflug mit Bus oder Bahn zum Weihnachtsmarkt, ein Skiausflug oder gar der Besuch eines weihnachtlichen Konzerts, Musicals o.Ä.
So stellt sich schnell die Frage, was kann das Unternehmen für eine Betriebsfeier ausgeben, ohne in die Steuerfalle zu tappen? Denn Zuwendungen an den Mitarbeiter – Essen, Trinken, womöglich ein kleines Präsent – bringen steuerliche Konsequenzen mit sich. Wer nicht aufpasst, tappt schnell in eine Steuerfalle. Und Achtung! Sind die Ausgaben nicht richtig gestaltet, kann eine Firmenfeier sogar auch für die Teilnehmenden negative finanzielle Konsequenzen haben.
Hier gibt es einen Steuerfreibetrag, bis zu dem die Kosten einer Weihnachtsfeier oder Firmenfeier dann lohnsteuer- und sozialabgabenfrei für die Beschäftigten sind. Es gilt, dass pro Fest und pro Mitarbeiter maximal Bezüge im Wert von 110 EUR. Dieser Betrag gilt einschließlich Umsatzsteuer. Der steuerliche Freibetrag von 110 EUR je Veranstaltung gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr.
Was sind die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Betriebsfeier?
Eine wichtige Voraussetzung dafür, dass die Weihnachtsfeier beziehungsweise Firmenfeier für die Beschäftigen lohnsteuer- sowie sozialabgabenfrei bleibt, ist dass die Teilnahme für alle Beschäftigten möglich ist. Denkbar ist auch, dass die Feier nur für eine bestimmte Abteilung und eine bestimmte Filiale o.Ä. organisiert wird – jedoch müssen dann auch hier alle Mitarbeiter, die zu diesem Kreise gehören, eingeladen werden. Nicht möglich ist es, nur selektiv Mitarbeiter einzuladen etwa eine reine Führungskräfte-Feier unter Nutzung der Steuervorteile durchzuführen.
Was sollte man bei der Kalkulation berücksichtigen?
Wichtig ist, dass alle Kosten berücksichtigt werden, sowohl die direkten Kosten der Veranstaltung, z.B. Essen bzw. Catering, Raummiete, Präsente für Mitarbeiter etc., aber auch weitere Kosten wie Buskosten für den Transport zum Veranstaltungsort. Auch Gemeinkosten für ein Rahmenprogramm oder sogar auch Aufwendungen für eingeladene Begleitpersonen sind hinzuzurechnen. Mitfeiernde Angehörige werden dem jeweiligen Arbeitnehmer „zugeordnet“ und die Kosten in den jeweiligen Freibetrag von 110 EUR eingerechnet Der Steuerfreibetrag kann also schnell überschritten sein…
Wichtig ist zudem, dass die Kosten sich auf die tatsächlich anwesenden Mitarbeiter verteilen, nicht auf alle im Vorfeld Angemeldeten. Gerade falls kurzfristig – zum Beispiel aufgrund möglicher Krankheitsfälle – Personen wegfallen, dürfen diese auch nicht in die Pro-Kopf-Ausgaben einbezogen werden. Die Gemeinkosten werden dann auf die geringe Teilnehmerzahl verteilt, so dass möglicherweise die Grenze noch schneller überschritten ist. Es empfiehlt sich mit Blick auf den Steuerfreibetrag sicherheitshalber nicht zu knapp zu kalkulieren.
Was tun, wenn die Kosten den Freibetrag übersteigen?
Übersteigt die Weihnachtsfeier oder Veranstaltung diesen Freibetrag, so müsste der feiernde Arbeitnehmer die zusätzlichen Zuwendungen als geldwerten Vorteil versteuern, d.h. Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge darauf zahlen. Das dürfte Arbeitnehmer nur mäßig begeistern, wenn sie nach der Weihnachtsfeier noch Steuern zahlen müsste… Daher sollten Unternehmen diesen Freibetrag unbedingt in der Berechnung berücksichtigen.
Und was, wenn es dann doch nicht passt? Auch hier gibt es zum Glück Alternativen: Der Arbeitgeber kann „einspringen“ und auf die Kosten, die über den Freibetrag hinausgehen, eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent zahlen (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer). Diese sogenannte Pauschalierung schlägt gerade bei einer leichten Überschreitung des Budgets von 110 EUR nicht sehr stark zu Buche und ist daher eine arbeitnehmerfreundliche Alternative.
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