Aktuell ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in aller Munde. Es geht darum, Whistleblower oder auch Hinweisgeber unter besonderen Schutz zu stellen und vor Sanktionen zu bewahren. Das HinSchG regelt dabei insbesondere den Schutz von natürlichen Personen bei Meldungen von Verstößen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit. Hintergrund ist die EU-Whistleblower-Richtlinie (WBRL), die 2019 in der Europäischen Union entwickelt wurde und nun in nationales Recht umgesetzt wurde. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz wird nun auch für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter relevant. Diese werden ab Dezember 2023 verpflichtet sein, Hinweisgebersysteme aufzubauen bzw. bereitzuhalten, so dass einerseits Meldungen idealerweise auch anonym und sanktionsfrei erfolgen können und gleichzeitig eine Aufklärung entsprechend erfolgen muss.
Wir beschreiben kurz, was mit Blick auf den Hinweisgeberschutz für Unternehmen aus unserer Sicht relevant ist. Wer muss eine interne Meldestelle einrichten?
Nach § 14 HinSchG sind Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten bis 17.12.2023 zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet – für größere Unternehmen gilt die Pflicht bereits seit Juli zuvor. Kleinere Unternehmen können freiwillig eine solche Meldestelle einrichten, sind allerdings nicht verpflichtet.
Wer kann Meldungen bzw. Hinweise eingeben?
Whistleblower in diesem Zusammenhang sind vor allem Mitarbeiter (auch Praktikanten, Auszubildende…) Geschäftspartner und andere Dienstleister des Unternehmens. Wichtig ist, dass der Hinweis im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen muss – wer rein private Informationen erlangt hat, fällt nicht unter den Hinweisgeberschutz.
Wer kann die interne Meldestelle betreuen?
Wichtig ist, dass die Betreuung der internen Meldestelle unabhängig sein muss. Der Mitarbeiter oder der externe Dienstleister, der die internen Meldekanäle betreut und damit die Hinweise bearbeitet, muss unabhängig und unparteiisch sein. Er darf nicht von der Geschäftsführung beeinflusst oder bedrängt werden. Unternehmen können also sowohl eigene Beschäftigte mit den Aufgaben einer Meldestelle betrauen als auch externe Dienstleister – wichtig ist, dass eben kein Interessenskonflikt vorliegt. Es kann sowohl nur eine Person wie auch ein kleines Team mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut werden (§ 14 HinSchG). Im Gesetz wird auch darauf hingewiesen, dass es sich um fachkundige Personen handeln muss.
Welche Anforderungen an eine interne Meldestelle gibt es noch?
Interne Meldestellen müssen leicht zugänglich und verständlich zu bedienen sein. So kann ein Hinweisgeber direkt beim Unternehmen einen Hinweis zur Prüfung abgeben, ohne dass dies gleich zu den Behörden gegeben werden muss. Auf diese Weise soll ermöglicht werden, dass Unternehmen frühzeitig über Verstöße und Fehlverhalten erfahren.
Wichtig ist, dass
- die Meldestelle vor unbefugtem Zugriff geschützt ist, d.h. niemand Drittes die Meldungen einsehen (oder manipulieren) kann
- die Identität des Hinweisgebers und Dritter geschützt wird, und gegebenenfalls auch anonyme Meldung möglich sind (dies ist jedoch noch keine Pflicht)
- Meldungen in Textform oder in mündlicher Form (z. B. per Telefon) möglich sein müssen
- Pflichtinformationen bereitgestellt werden müssen – etwa auf der Website, d.h. darüber, dass eine solche interne (und externe) Meldestelle existiert und wie Meldungen eingereicht werden können.
Wie ist mit Meldungen umzugehen?
Das Gesetz regelt ausführlich, welche Dokumentationspflichten bezüglich der Meldungen vorliegen. Die entsprechende Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
- 17 HinSchG bestimmt außerdem, dass Unternehmen dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen und ihn spätestens innerhalb von drei Monaten nach seiner Meldung darüber informieren müssen, wie mit dem Hinweis umgegangen wird und welche Maßnahmen das Unternehmen ergriffen hat. Bei anonymen Meldungen wäre dies entsprechend schwierig bzw. ohne ein dahinterliegendes System kaum zu gewährleisten.
Verstöße gegen das HinSchG werden als Ordnungswidrigkeit eingestuft und können mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro belegt werden.
Hinweisgeberschutz und Steuergeheimnis
Die berufliche Verschwiegenheitspflicht des Steuerberaters sowie das besondere Vertrauensverhältnis zwischen dem Steuerberater und seinen Mandanten ist natürlich sehr wichtig. Anvertraute Informationen des Mandanten bleiben geheim – das gilt auch weiterhin.
Das Hinweisgeberschutzgesetz hat Steuerberater und Rechtsanwälte beim Hinweisgeberschutzgesetz unterschiedlich eingeordnet und eine Offenlegung unter Wahrung der Verschwiegenheit nicht explizit für Steuerberater ausgeschlossen. Dies ist trotz der Stellungnahmen und Forderungen nach Gleichbehandlung durch die Berufsverbände der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (Steuerberaterkammern, IDW, WPK) so umgesetzt worden. Jedoch dürfen durch die Hinweisgeber die bestehenden Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten auch nicht einfach „verletzt“ werden. Eine Offenlegung geheimer und vertraulicher Informationen fallen nur dann unter das Hinweisgeberschutzgesetz, wenn die hinweisgebende Person hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die Weitergabe oder die Offenlegung des Inhalts dieser Informationen notwendig ist, um einen Verstoß aufzudecken. Insofern gilt auch mit dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht etwa, dass das Steuergeheimnis nachrangig zu behandeln wäre. Die Steuerinformationen bleiben nach wie vor vertraulich beim Steuerberater.
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