Bereits im vergangenen Jahr berichteten wir viel über das Thema Kassenprüfung und Kassennachschau. Auch dieses Jahr ist es ein „Dauerbrenner“. Zum einen hat das Finanzministerium sich vorgenommen, verstärkt Kassenprüfungen durchzuführen, weil erste Prüfungen oft große Mängel in der Kassenführung ans Tageslicht brachten. Zum anderen wurden jüngst die Vorgaben für elektronische Kassen nochmals konkretisiert, so dass sich wiederum für ein breites Spektrum an Betrieben Nachrüstbedarf ergibt. Denn das Kassengesetz (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) greift verstärkt ab 2020.
Kassenprüfung – wie läuft es ab?
Unangemeldet oder gar heimlich prüfen – geht das? Hier lautet die Antwort ja! Eine Kassennachschau darf unangemeldet durchgeführt werden. Es ist sogar möglich, dass sich ein Prüfer unauffällig in öffentlichen Bereichen des Betriebs (z.B. im Geschäftsraum) aufhält und so den Betrieb der Kasse heimlich beobachtet. Wenn der Prüfer dann jedoch nichtöffentliche Geschäftsräume betreten möchte oder die Aufzeichnungen der Kasse auslesen möchte, so muss er sich natürlich als Prüfer ausweisen.
Zutritt muss ihm direkt gewährt werden, ebenso müssen die Mitarbeiter hinreichend geschult sein, dass sie ihm auch Kassenaufzeichnungen zur Verfügung stellen und die Kasse hinreichend bedienen können. Ggf. verlangt der Prüfer unmittelbar eine Nachzählung bzw. einen Kassensturz um die Korrektheit der Aufzeichnungen zu verifizieren.
Wenn Mängel und Unstimmigkeiten auftreten, kann er dies als Anlass sehen um eine steuerliche Außenprüfung im Anschluss vorzunehmen. Dies gilt es natürlich aus Mandantensicht zu vermeiden. Daher ist es wichtig, nicht nur die Kasse ordentlich zu führen, sondern auch das Personal entsprechend auf eine mögliche Kassennachschau hinzuweisen, damit jeder den Mitwirkungspflichten entsprechend nachkommt und nicht bereits dadurch ein „Mangel“ vorliegt. Des Weitern muss eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung jederzeit vorgelegt werden können. Dazu gehören auch Bedienungs-und Programmieranleitungen sowie Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen. D.h. das Benutzerhandbuch der Kasse muss in den Räumlichkeiten des Unternehmens griffbereit sein; ebenso die Datenerfassungsprotokolle und Programmänderungen, die bei modernen Kassensystemen in der Regel gespeichert werden (mit Kassenschlüssel/ Benutzer, Änderungszeitpunkt etc.).
Anforderungen an die elektronischen Kassensysteme
Von besonderer Brisanz sind aktuell verschärfte Vorgaben für die elektronischen Kassensysteme. Eine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden besteht zwar nicht, aber die meisten Unternehmen nutzen elektronische Hilfsmittel zur Kassenführung. Darunter fallen Registrierkassen, PC-Kassen, Tablet/App-Kassensysteme aber auch preisrechnende Waagen mit Speicherfunktion. Grundsätzlich gilt für all diese Systeme, dass die Aufzeichnungen auslesbar und unveränderbar sein müssen, außerdem, dass alle einzelnen Positionen aufgezeichnet werden müssen.
Entspricht meine Kasse nun den Anforderungen? Diese Frage müssen sich Unternehmen dann stellen. Dabei sollten vor allem
– die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung,
– die Umsetzung von technischen Richtlinien,
– Vorgaben mit Blick auf Speicherung und digitale Schnittstellen
– und insbesondere nun das Vorhandensein einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ab. 1.1.2020 (bzw. in Ausnahmefällen ab 1.1.2022)
– das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation
berücksichtigt werden.
Zudem hat die Kassensicherungsverordnung vom 06.10.2017 festgelegt, wie die Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung zu erfolgen hat, welche Anforderungen es für die Speicherung und Auslesbarkeit der Daten gibt etc.
Nachrüsten vs. Neuanschaffung?
Relevant ist, wann die elektronische Kasse angeschafft wurde und ob bzw. wann ggf. Nachrüstungen vorgenommen wurden.
Wurde die Kasse vor dem 25.11.2010 angeschafft, so besteht umgehend Handlungsbedarf. Denn ab dem 01.01.2020 ist die „zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)“ ein MUSS. Dies umzurüsten ist bei „alten“ Kassen nicht möglich. Eine neue Kasse muss angeschafft werden. Aktuell sind allerdings die geforderten zertifizierten Sicherheitseinrichtungen noch nicht am Markt verfügbar – ein kleines Dilemma!
Für Kassen, die nach dem 25.11.2010 angeschafft wurden, ist die Lage nicht ganz so akut, denn hier gibt es bei ausreichender Nachrüstung mit Blick auf die TSE noch Übergangsfristen bis zum 01.01.2022. So haben bereits einige Unternehmen erst kürzlich elektronische Systeme im Rahmen eben der neuen Kassenvorgaben angeschafft. Diese erfüllen die erforderlichen neuen technischen Sicherheitsvorgaben (TSE) natürlich auch noch nicht. Doch hier wird voraussichtlich eine Nachrüstung möglich sein.
Was sind Auswirkung einer fehlerhaften Kassenführung im Rahmen einer Kassennachschau?
Kommt eine Kassennachschau und die Kasse entspricht den Anforderungen nicht, so kann der Prüfer direkt zu einer umfänglichen Betriebsprüfung übergehen. Dabei liegt dann bereits durch den Fehler bei der Kasse ein formeller Mangel vor. Wird zusätzlich eine Unstimmigkeit bei der Prüfung in materieller Hinsicht gefunden (und das betrifft nicht nur die Kassenprüfung), so kann es bereits zu Hinzuschätzungen bzw. Unsicherheitszuschlägen kommen. Bei groben Mängeln besteht zudem die Gefahr der Einleitung eines Steuerstrafverfahrens. Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich – das geht nur, bevor eine Kassennachschau stattfindet. Das gilt es unbedingt zu vermeiden.
Wir unterstützen Sie, sowohl bei der Prüfung, ob Ihre Kasse den Anforderungen entspricht, als auch bei der Umsetzung aller Richtlinien zur ordnungsgemäßen Kassenführung – damit Sie bei einer Kassennachschau nicht im Regen stehen.
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