Die E-Rechnung ist für viele Unternehmen längst Teil des Alltags: Seit 2025 müssen sie elektronische Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten noch Übergangsfristen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat am 15.10.2026 weitere Praxisfragen geklärt. Gerade mit Blick auf den Jahreswechsel lohnt sich deshalb ein Blick auf die eigenen Rechnungsvorlagen und Abläufe.
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für inländische Geschäfte mit anderen Unternehmen grundsätzlich noch Papierrechnungen versenden. Eine einfache PDF-Rechnung ist ebenfalls möglich, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 hängt die Übergangsfrist vom Umsatz ab: Betrug der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 EUR, kann er unter diesen Voraussetzungen auch 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen oberhalb dieser Grenze endet die allgemeine Übergangsfrist Ende 2026. Ab 2028 wird die E-Rechnung für die betroffenen Umsätze grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend sein.
Entscheidend sind die Rechnungsdaten
Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail. Ihre Angaben liegen in einem strukturierten Format vor, das elektronisch verarbeitet werden kann. Das BMF stellt nun klarer heraus, welche Informationen im strukturierten Teil enthalten sein müssen. Insbesondere muss sich die abgerechnete Leistung daraus hinreichend eindeutig erkennen lassen. Ergänzende Einzelheiten, etwa Stundennachweise, können in einem eingebetteten Anhang stehen.
Auch zu Abschlags- und Schlussrechnungen enthält das neue Schreiben Hinweise. Eine Abschlagsrechnung, die vor Beginn der eigenen Ausstellungspflicht zulässig als Papier- oder PDF-Rechnung erstellt wurde, muss beispielsweise nicht allein deshalb nachträglich als E-Rechnung versendet werden, weil die Leistung erst später erbracht wird.
Unser Tipp — Prüfen Sie rechtzeitig, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen kann und ob Ihre bisherigen Leistungsbeschreibungen auch im strukturierten Datensatz aussagekräftig sind. Besonders wichtig ist das für Unternehmen, die ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen müssen.
Quelle — BMF-Schreiben vom 15.10.2026 zur obligatorischen elektronischen Rechnung; § 27 Abs. 38 UStG.
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