Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen, wenn sie anderen Unternehmen (z.B. Einzelhandel, Gewerbebetriebe, gemeinnützige Einrichtungen) Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen. Diese Neuregelung gilt auch für (gemeinnützige) Vereine.
Pflicht zum Empfang von Rechnungen
Vereine müssen ab dem 01.01.2025 auf jeden Fall in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und rechtssicher aufbewahren zu können. Dies gilt für verschiedene Rechnungen über Dienstleistungen und Waren von anderen inländischen Unternehmen.
Wann müssen (gemeinnützige) Vereine E-Rechnungen selbst stellen?
Wenn (gemeinnützige) Vereine selbst Dienstleistungen andere Unternehmen erbringen oder Produkte an Unternehmen verkaufen, fallen sie ebenfalls unter die E-Rechnungspflicht.
Ebenso gilt es, wenn sie die Kleinunternehmerregelung für die Umsatzsteuer gewählt haben. In diesem Fall müssen sie generell E-Rechnungen erstellen, für alle Bereiche des Vereins, d.h. dann nicht nur die Bereiche, in denen Waren oder Dienstleistungen verkauft werden, sondern auch im Bereich der Vermögensverwaltung oder der steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe.
Welche Zeitschiene gilt hierbei?
Übergangsfristen gibt es auch für Vereine: Bis zum Ende des Jahr 2026 dürfen grundsätzlich noch sonstige Rechnungen (weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers einfache digitale Rechnungen wie PDF) ausgestellt werden. Danach gilt bis Ende 2027 die Umsatzgrenze von 800.000 EUR: Wenn der Verein weniger als 800.000 EUR Umsatz erzielt hat, verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 01.01.2028 sind dann nur noch E-Rechnungen erlaubt.
Bei der Ermittlung der Umsatzgrenze gelten hier die üblichen Regelungen, dass Einnahmen im ideelen Bereich des Vereins (per Satzung definiert) umsatzsteuerfrei sind. D.h. Mitgliedsbeiträge, Aufnahmegebühren, Spenden oder auch Zuschüsse werden i.d.R. nicht in den Umsatz eingerechnet.
Auch gibt es weiterhin Ausnahmen, wann keine E-Rechnung gestellt werden muss, wie für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR sowie Fahrausweise. Ebenso muss für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind, wie z.B. Pachterträge, keine E-Rechnungen ausgestellt werden
Wie sind E-Rechnungen aufzubewahren?
E-Rechnungen müssen auch von Vereinen in ihrer ursprünglichen Form und maschinell auslesbar mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Ein Ausdruck der Rechnung gilt daher nicht, zum einen, da es sich hier nicht um das Original handelt, zum andern, weil es auch nicht maschinell auslesbar wäre. Daher gilt auch für Vereine, dass sie bis 01.01.2025 eine Lösung für die Aufbewahrung und Speicherung der ab dann spätestens eingehenden elektronischen Rechnungen finden müssen. Dies kann über ein revisionssicheres E-Mail-Postfach mit Archivierungsfunktion denkbar sein oder über ein spezielles Tool, mit dem dann künftig auch E-Rechnungen erstellt werden können.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in den am 16.8.2024 vom Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern veröffentlichten wichtige Informationen für Vereine zur elektronischen Rechnung: https://www.steuerportal-mv.de/Steuerrecht/Verein-und-Ehrenamt/vereinsnews/ sowie in der Broschüre „Steuertipps für Vereine“. https://www.regierung-mv.de/Landesregierung/fm/Service/Publikationen/?id=11153&processor=veroeff
weitere Quelle | FinMin Mecklenburg-Vorpommern, Mitteilung vom 16.8.2024, unter www.iww.de/s11554
Kategorie(n): Neue Steuergesetze, Topthema