In der aktuellen Situation der Corona-Pandemie sind das Arbeiten im Homeoffice und das Reduzieren von Kontakten besonders wichtig. Mehr denn je wird dadurch deutlich, welche Vorteile die Digitalisierung von Prozessen auch in der Kommunikation mit Steuerberater mit sich bringt:
Pendelordner ade! Die Vorteile eines digitalen Belegaustauschs liegen klar auf der Hand – Zeit und Aufwand wird gespart. Summiert man, auf was man alles verzichten kann – der Transport des Pendelordners zum Berater, die Ordner selbst, Papier- und Druckkosten, Schränke, Lagerfläche, zusätzliches Verwaltungspersonal – merkt man, dass man wirklich Geld sparen kann. Scanne ich meine Belege direkt ein, erstelle ich Rechnungen elektronisch oder speichere die digital empfangenen Dokumente in einem System, habe ich zudem eine viel bessere Sicherheit, alles erfasst zu haben und kann jederzeit nachschauen und die Belege einfacher finden.
Gerade in Zeiten wie diesen wird zudem vieles einfacher, wenn man „kontaktlos“ digital arbeiten kann, beispielsweise nicht extra Unterlagen zum Berater bringen muss und so den Kontakt reduzieren kann. Gleichzeitig können auch eigene Mitarbeiter auf diese digitalen Daten von überall, auch von zuhause aus, zugreifen und diese weiterbearbeiten. Will man Präsenzzeiten reduzieren, so ist die Digitalisierung ein großer Vorteil.
Wie funktioniert die Digitalisierung der Finanzprozesse? Das digitale Büro – online, papierlos, von zuhause aus klingt sehr verlockend, doch wie komme ich dahin?
Betrachten wir die Buchhaltung: Die Belege, die der Steuerberater braucht, werden eingescannt und in eine gemeinsam mit dem Steuerberater genutzte Anwendung hochladen – in unserem Falle in DATEV Unternehmen Online. Ein- und Ausgangsrechnungen, Lohnunterlagen und Belege müssen nicht mehr zwischen Mandant und Kanzlei pendeln. Schnelle digitale Prozesse sorgen für reibungslosen Datenaustausch. Diese digital verfügbaren Daten können gleichzeitig von Steuerberater und Mandant eingesehen werden, d.h. hier findet dann eine Zusammenarbeit statt. Beide haben jederzeit Zugriff auf die gespeicherten digitalen Belege, Dokumente und Arbeitsergebnisse bzw. Auswertungen. Dies erleichtert es auch dem Unternehmen, seine Finanzen gut im Blick zu behalten, wenn die direkt bearbeiteten Daten und spezifischen Auswertungen (z.B. eine BWA oder Lohnauswertungen) unkompliziert und schneller verfügbar sind.
Doch mit der Buchhaltung ist noch nicht das Ende der Digitalisierung erreicht – man kann noch weiter gehen und das System intensiver nutzen. Beispielsweise, indem man Rechnungen erfasst, Zahlungen und Überweisungen aus dem System über Bankanbindung tätigt. Auch bietet beispielsweise DATEV Unternehmen Online die Möglichkeit, die Prozesse der eigenen Angebotserstellung, Rechnungsstellung und des Mahnwesens komplett digital im System abzuwickeln.
Wie sieht es aus mit anderen Systemen?
Viele Unternehmen haben bereits Systeme im Einsatz. Ein ganz zentraler Punkt beim Thema der Digitalisierung ist die Integration und ganzheitliche Betrachtung aller Unternehmensdaten. Es gibt Buchhaltungssysteme, Kassensysteme, Fakturasysteme, aber auch „Vorsysteme“ wie Warenwirtschaftssysteme, Dokumentenmanagementsysteme, Archivierungssoftware, branchenspezifische Software etc. Die Zusammenarbeit und effiziente Datenorganisation in diesen Systemen ist besonders wichtig, denn nur wenn die Daten miteinander verknüpft sind, bieten sie einen echten Mehrwert. Doppelte Daten machen unnötige Arbeit in der Pflege, Daten sollen nicht zum Selbstzweck digitalisiert werden. Was das Unternehmen zur effizienten Steuerung benötigt, sind verlässliche Auswertungen aus den gesamten Daten, z.B. vorläufige Gewinn- und Verlustrechnungen, Saldenlisten zum Überblick über alle Konten oder Gegenüberstellungen von Einnahme und Ausgaben, Soll-Ist-Vergleiche, Vorjahresvergleiche oder Daten zur Liquiditätsentwicklung.
Diese sollen regelmäßig und schnell verfügbar sein, es darf kein immenser manueller „Rechenaufwand“ dahinterstehen. Bei jeder Digitalisierung ist daher wichtig, dass eine ganzheitliche Betrachtung im Vordergrund steht: Wo will ich hin, welche Daten und wie erleichtert mir die Digitalisierung im Arbeitsalltag das Leben?
Natürlich lässt sich nicht alles digitalisieren oder gar automatisieren. Hinter den Systemen stehen Menschen und der persönliche Kontakt – bleibt auch in Zeiten von Corona – wichtig. Wir beraten Sie natürlich gerne – auch mit Blick auf die Digitalisierung.
(Dieser Artikel erschien als Fachbeitrag auch im Spezial Steuer & Recht der Schwarzwälder Post am 22.01.2021).
