Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung: Die elektronische Rechnung ist auf dem Vormarsch. Haben einige Unternehmen bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt, so ist es für andere Neuland. Künftig werden sich auf jeden Fall noch mehr Unternehmen mit dieser Thematik befassen müssen. Denn alle, die Geschäfte mit Behörden und anderen staatlichen Einrichtungen machen, müssen künftig elektronische Rechnungen stellen. Die X-Rechnung wird kommen.
Mit der X-Rechnung wird die EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt, die bereits in Deutschland mit dem E-Rechnungsgesetz 2016 entworfen und zum 4.4.2017 in nationales Recht umgesetzt wurde. Auf Basis dieser verbindlichen Rechtsgrundlage müssen Unternehmen Rechnungen an Behörden künftig elektronisch stellen – ab Ende November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane, für die übrigen Behörden und öffentliche Auftraggeber in Deutschland dann ab Ende November 2019.
Zwar gelten die Regelungen nur für öffentliche Auftraggeber, jedoch ist anzunehmen, dass sich das Format auch für Geschäfte zwischen Wirtschaftsunternehmen durchsetzen wird und für den elektronischen Rechnungsaustausch zum Standard werden wird.
Chancen und Risiken von elektronischen Rechnungen
Durch elektronische Rechnungen können Unternehmen erhebliche Kosten sparen: Rechnungen müssen nicht ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Auch müssen sie nicht mehr abgeheftet und gelagert werden. Auch eine elektronische Nacherfassung ist nicht mehr möglich. Statt dessen werden sie zeitnah und direkt generiert, versendet und ggf. elektronisch archiviert. Die Zustellung erfolgt direkt, so dass auch schnellere Zahlungen möglich sind, was die Liquiditätssituation von Unternehmen verbessern kann.
Gleichzeitig gibt es etliche Herausforderungen im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen. Rechnungen müssen korrekt ausgestellt werden – ein einfaches PDF oder eine WORD-Datei als elektronische Rechnung reicht nicht aus. Unternehmen müssen daher entsprechende IT-Lösungen einsetzen. Auch das Thema der korrekten elektronischen und rechtssicheren Archivierung und den entsprechenden Anforderungen der Finanzverwaltung muss berücksichtigt werden.
Wie stelle ich eine E-Rechnung korrekt aus?
Elektronische Rechnungen müssen auf strukturierten Datensätzen basieren. Eine rein „bildhafte“ Darstellung – etwa als PDF, gescanntes Dokument, Foto oder OFFICE-Dokument reichen nicht aus. Die dahinterliegenden Daten müssen strukturiert eingebettet sein, so dass auch eine Weiterverarbeitung der Rechnung möglich sein wird. Dafür gibt es nun die X-Rechnung.
Was bedeutet X-Rechnung?
Der neue Standard für Rechnungen basiert auf einem XML-Format und soll die vielfältigen Formate, die es bisher gibt, harmonisieren, so dass alle die Rechnungen verarbeiten und empfangen können. Durch einen einheitlichen Standard, der unabhängig von Softwareanbieter ist und in alle IT-Lösungen integriert werden kann (und muss) wird ein Datenaustausch einfacher gemacht.
Wie stellen sich Unternehmen am besten darauf ein?
Für Unternehmen, die bisher schon elektronische Rechnungen – etwa im ZUGFeRD-Format – stellen, sollte dies keine Probleme bedeuten. Das Forum elektronische Rechnung (FeRD) hat den Standard, den bisher viele nutzen, aktualisiert, so dass die Version ZUGFeRD 2.0 dem Standard entspricht.
Gängige IT-Lösungen für die Buchhaltung und gängige ERP-Systeme sollten in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu generieren. Dennoch müssen sich Unternehmen mit dieser Thematik vertraut machen. Solche, die noch keine derartigen Systeme im Einsatz haben und Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern machen, sollten möglichst zeitnah mit der Implementierung beginnen.
E-Rechnungen und Digitalisierung von Vergabeverfahren
Die elektronische Rechnung komplettiert auch die Vorgabe für öffentliche Auftraggeber, die entsprechenden Prozesse elektronisch abzubilden. Bereits in den vergangenen Jahren wurden Vergabeverfahren digitalisiert, so dass sie meist vollständig webbasiert über spezielle Vergabeplattformen abgewickelt werden können. Bis Oktober 2018 soll die Abwicklung vollständig elektronisch umgesetzt sein – angefangen von Ausschreibung, Angeboten, Interessensbekundungen, Bestätigungen etc. Eine anschließende elektronische Rechnung ist in diesem Prozess nur konsequent.
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Herzliche Grüße
Martin Himmelsbach & Rudolf Streif
Kategorie(n): Ratgeber, Topthema