Die Digitalisierung ist ein Dauerbrenner und ein sehr facettenreiches Thema, über das wir schon viel berichtet haben. Elektronische Archivierung, Verfahrensdokumentation, digitaler Datenaustausch und vereinfachte Kommunikationsmöglichkeiten z.B. mit dem Steuerberater sind nur einige Themen. Ein Aspekt, der sich bei all diesen Herausforderungen immer wieder in den Vordergrund drängt, ist die Frage nach der technischen Unterstützung. Welche Systeme kann und sollte ich aufbauen, damit ich die Fülle an buchhalterischen und steuerrelevanten Informationen sinnvoll organisieren kann? Welche Anforderungen an diese Systeme sollte ich stellen? Wie setze ich sie sinnvoll ein, dass sie mir mit steigenden Anforderungen auch wirklich hilfreich sind?
Daten im Unternehmen
Steuer- und buchhaltungsrelevante Daten im Unternehmen sind nahezu überall: Daten über Kosten und Preise von eigenen Produkten, Aufträge, Rechnungen, Belege, Daten der Beschäftigten, Daten der Kasse etc. Viele dieser Daten hängen miteinander zusammen, sind jedoch in unterschiedlichen Systemen oder Arbeitsbereichen – digital oder auf Papier – verfügbar. Um die finanzielle Situation und den Erfolg des Unternehmens ganzheitlich im Blick zu behalten, ist es enorm wichtig, dass diese Daten alle an den zentralen Stellen, bei den Entscheidern im Unternehmen, zusammenlaufen. Hierin liegt oft eine nicht unerhebliche Herausforderung. Wie kann ich alle meine Belege sinnvoll erfassen und sammeln, möglichst dann noch Geschäftsprozessen und Kontobewegungen zuordnen, möglichst zeitnah dann in betriebswirtschaftliche Auswertungen und Statistiken überführen, damit ich beispielsweise weiß, wie es aktuell im Unternehmen aussieht? Unterstützende Systeme sind hier sehr hilfreich.
Welche Systeme brauche ich?
Wir sind keine Systemberater und haben das eine „Wundertool“, das auf einen Schlag alle Herausforderungen meistert, nicht gefunden. Dies werden wir auch nicht, denn mit ziemlicher Sicherheit wird es diese eine Lösung, die für alles und für alle passt, nie geben. Wichtig ist es, dass eine System-Lösung den individuellen Anforderungen entspricht. (Das kann und wird ggf. auch eine Kombination mehrerer Tools sein).
Egal welche Lösung Sie hier einsetzen, ein zentraler Punkt ist, dass die Systeme interagieren und Ihnen helfen, die für Sie relevanten Daten zu gewinnen, zusammenzuführen und im Blick zu behalten.
Wichtig:
- Keine Redundanzen: Daten sollten Sie möglichst nicht mehrfach bzw. in verschiedenen Systemen erfassen bzw. pflegen müssen, sondern möglichst nur in einem. Alles andere ist fehleranfällig und macht unnötig Arbeit.
- Schnittstellen: Das System oder die Untersysteme müssen miteinander interagieren und Daten via Schnittstelle austauschen können.
- Zweckdienlichkeit und Bedienbarkeit: Nicht zuletzt sind auch Aspekte der Nutzerfreundlichkeit und die Frage, ob Ihnen das System entsprechend die Antworten auf Ihre Fragen liefert, ganz zentral. Wir wollen keine Datenfriedhöfe, sondern Systeme, die hilfreich bei der Arbeit und Entscheidung im Unternehmen sind.
- Rechtliche und gesetzliche Anforderungen: Hier gibt es gerade im Steuerbereich viele Anforderungen, die erfüllt sein müssen.
Anforderungen an das Management steuerrelevanter Daten
Mit den GoBD, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, die im vergangenen Jahr neu gefasst wurden, gibt es gewisse verpflichtende Anforderungen an die Speicherung und Aufbewahrung solcher Daten. Elektronische Belege können z.B. revisionssicher in einem Dokumentenmanagement archiviert werden. Eine Möglichkeit ist es, z.B. die Belege in DATEV Unternehmen online hochzuladen, ggf. bieten sich aber auch andere Systeme, spezielle Dokumentenmanagement-Systeme, ERP-Systeme o.Ä. an. Wichtig ist, dass diese Dokumente entsprechend so gespeichert werden, dass sie z. B. auffindbar, sortiert, nicht manipulierbar und unveränderlich sind. Wir berichteten darüber bereits ausführlich im Blog und im Newsletter.
Gleichzeitig – und dieses Thema darf heute auch nicht vernachlässigt werden – sollte man sich bewusst sein, dass Finanzbehörden entsprechende Einsichtsrechte in diese Daten haben und die Dokumentenmanagement-Systeme entsprechend so konfiguriert sein sollten, dass dies möglich ist, ohne dass sämtliche Unternehmensinformationen offengelegt werden. Eine solche Offenlegung wäre auch aus Datenschutzgründen ein Problem. Grundsätzlich sollte daher der Aspekt der Einsicht in die Daten ebenso wie die Frage der Speicherung und Löschung auch aus Datenschutzsicht beachtet werden. Nicht zuletzt ist die Verfahrensdokumentation ein großes Thema: Eingesetzte Systeme müssen entsprechend beschrieben und im Kontext des Verfahrens dokumentiert werden.
Was empfehlen wir?
Viele Unternehmen arbeiten mit ERP-Systemen (Enterprise-Resource-Planning-Systemen), die helfen, alle planungsrelevanten Daten abzubilden. Angefangen mit Produktinformationen, Informationen aus der Kostenrechnung, über Kunden- und Absatzinformationen bis hin zu Lagerverwaltung gibt es hier ein breites Spektrum, das abgedeckt werden kann.
Was wir zusätzlich empfehlen, ist die Schnittstelle zum Steuerberater digital zu bedienen. Hier setzen wir auf DATEV Unternehmen Online, eine Möglichkeit zum digitalen Belegaustausch mit uns. Sie scannen Ihre Belege direkt und laden sie so in DATEV Unternehmen Online, womit die Daten auch direkt uns zur Verfügung gestellt werden. Wir können diese dann weiterverarbeiten und auswerten. Weitere Verknüpfungen – z.B. zu verschiedenen ERP-Systemen oder auch zum Online-Banking mit Blick auf den elektronischen Zahlungsverkehr sind ebenfalls möglich. Doch auch wenn Sie diese Lösung nicht nutzen wollen, z. B. weil Sie eine andere Software im Einsatz haben oder die Buchhaltung in eigener Regie erledigen, ist ein Datenaustausch der steuerrelevanten Informationen empfehlenswert. Beispielsweise die Software lexoffice (eine Buchhaltungssoftware, die sich insbesondere für Handwerker und kleinere Unternehmen anbietet) eröffnet Schnittstellen in unser DATEV-System, so dass wir hier auch Zugriff auf die Daten erhalten können und entsprechende Auswertungen oder Analysen vornehmen können. Die digitalen Meldepflichten und Auskunftspflichten nehmen zudem immer mehr zu – z.B. verlangen Finanzbehörden verstärkt nach elektronischen Auskünften. Haben wir die Basisdaten von Ihnen bereits digital vorliegen, so laufen die Datenaufbereitung, Auskunftsübermittlung und entsprechend auch die Rückmeldung schneller, effizienter und weniger fehleranfällig. Hier gibt es viele Möglichkeiten und Chancen, von der Digitalisierung zu profitieren. Wir beraten Sie gerne – kommen Sie auf uns zu, z.B. im Rahmen unseres Infoabends am 19. März.
Ein Hinweis: Die KfW fördert Digitalisierungsmaßnahmen in der Wirtschaft. Profitieren können sowohl Mittelständler, Freiberufler und etablierte kleinere Unternehmen als auch Start-ups und Existenzgründer, z.B. durch den ERP- und Innovationskredit. Vielleicht bietet sich ja auch diese Förderung für Sie an?
Kategorie(n): Ratgeber, Topthema