Wer eine Kasse im Einsatz hat, hat zur Zeit wenig Freude. Der Gesetzgeber verschärft die Regelungen mit dem hehren Ziel, Steuerhinterziehung und jegliche Form der möglichen Manipulation zu vermeiden. Das Ergebnis ist eine massive Verschärfung der Regularien sowie der anschließenden Kontrolle. Leidtragende sind die Unternehmer, die sich mit neuen Vorschriften für Registrierkassen beschäftigen müssen und vielfach zum Stichtag 01.01.2017 bereits neue, elektronisch auslesbare Kassen erwerben mussten. Jetzt kommt die nächste Bürde: Ab dem 01.01.2018 wird eine sogenannte Kassennachschau eingeführt.
Was ist eine Kassennachschau?
Zukünftig können Prüfer ohne Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten Grundstücke und Räume von Personen betreten, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, um vor Ort die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie der Kassenbuchführung zu prüfen. Da die entsprechende Kontrolle nicht angekündigt wird, ist es ratsam, sich vorher schon einmal darauf einzustellen, welche Daten ggf. angefordert werden können und wie die Kassennachschau in der Regel abläuft. Auch Mitarbeiter sollten informiert sein, da es ja durchaus passieren kann, dass die Prüfung stattfindet, wenn Sie selbst nicht da sind.
Wie läuft die Kassennachschau ab?
Besonderes Augenmerk wird darauf gelegt, ob alles ordnungsgemäß erfasst wurde, ob ein entsprechender Manipulationsschutz gegeben ist. Dazu müssen dem Kassenprüfer die entsprechenden Aufzeichnungen, Kassenbücher und sonstige für die Kassenführung relevanten Unterlagen oder Datenträger vorgelegt werden. Auskünfte über Abläufe im Geschäftsbetrieb werden ebenfalls eingefordert, damit der Prüfer kontrollieren kann, ob alle Geschäftsvorfälle auch entsprechend vollständig aufgezeichnet werden (z.B. Zahl der Mitarbeiter, Zahl der Kassen, Zuständigkeiten für die Kasse etc.).
Ein Schwerpunkt liegt auch auf dem technischen System: Hier wird geprüft, ob die (elektronische) Registrierkasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht und entsprechende Sicherheitsvorgaben des elektronischen Aufzeichnungssystems umgesetzt sind. Vermutlich wird der Kassenprüfer auch Testläufe des Kassensystems verlangen und die erfassten und übermittelten Daten dann auf Korrektheit prüfen und auswerten.
Im Rahmen der Kassennachschau werden Sie gegebenenfalls auch auf Aufrüstungsbedarf und –potenzial des Kassensystems (spätestens gemäß den Vorgaben ab 2020 ) hingewiesen. Denn zurzeit sind noch zahlreiche Registrierkassen im Einsatz, die den aktuellen Anforderungen genügen, aber nicht den neuen gesetzlichen Anforderungen ab 2020. Dies wird aber lediglich ein Hinweis sein – denn sofern sie den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen, dürfen diese Kassensysteme noch bis 2022 weiterverwendet werden.
Über die Kassennachschau werden Sie ein Protokoll erhalten, das Sie in jedem Falle aufbewahren sollten.
Was kann beanstandet werden und wie wird es ggf. sanktioniert?
Werden Mängel festgestellt, so hängen die Sanktionen ganz entscheidend von Art und Umfang des Verstoßes ab. Sollte gar sogenannte Manipulationssoftware gefunden werden, die es ermöglicht, steuerrelevante Daten nachträglich zu ändern oder zu löschen, sind die Strafen erheblich.
Liegt nach Ermessen des Kassenprüfers ein Steuergefährdungstatbestand nach §379 Abs. 1 AO vor, so können Bußgelder bis zu 25.000 EUR verhängt werden.
Eine Kassenprüfung kann zudem schnell zur Steuerprüfung (Außenprüfung i. S. d. § 193 AO) ausgeweitet werden, wenn der Verdacht der Manipulation besteht bzw. massive Mängel festgestellt werden. Das Unternehmen muss schriftlich darauf hingewiesen werden.
Zu beachten ist außerdem, dass die Kassennachschau keinesfalls nur elektronische Registrierkassen betrifft – sie ist bei allen Kassenformen möglich. Also auch wenn Sie eine offene Ladenkasse führen, könnte die Kontrolle stattfinden, ein „Kassensturz“ mit anschließender Auswertung der entsprechenden Aufzeichnungen stattfinden.
Wir empfehlen, das Thema nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, sondern sich auf eventuelle Kassenprüfungen ab 2018 gut vorzubereiten – insbesondere, was die Information der Mitarbeiter und das Bereithalten von Unterlagen betrifft. Bei korrektem System und ordentlicher Kassenführung sind Sie dann auf der sicheren Seite. Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.
Herzliche Grüße
Rudolf Streif
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