Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen im inländischen B2B-Bereich. Ab 2026 werden zudem für viele Unternehmen die Pflicht zum Versand hinzukommen. Mit Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) nun wichtige Punkte konkretisiert und weitere Unklarheiten beseitigt. Bei dem Dokument handelt es sich um ein endgültiges Schreiben zur Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE), mit dem das BMF die Regeln zur E-Rechnung klarstellt und frühere Fehler aus dem Einführungsschreiben beseitigt.
- Kurze Zusammenfassung:
- Die Pflicht zum Empfang betrifft alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) – Privatkunden (B2C) sind weiterhin ausgenommen. Das BMF betont: Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, auch wenn sie selbst noch keine ausstellen müssen. Deshalb ist es wichtig, dass Buchhaltungs- und ERP-Systeme rechtzeitig angepasst werden.
- Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder FacturX ausgestellt und empfangen werden – eine einfache PDF Datei ist keine korrekte E-Rechnung!
Mit Blick auf die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für B2B-Umsätze bestehen Übergangsfristen und Erleichterungen:
- bis Ende 2026: Rechnungen dürfen weiterhin, wie bisher, in Schriftform oder z.B. als PDF versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.
- 1. Januar 2027 bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen noch PDF-Rechnungen verwenden. Ist der Umsatz jedoch größer, greift auch schon 2026 die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Nur noch strukturierte E-Rechnungen sind zulässig.
Ausnahmeregelungen gibt es allerdings – zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Fahrausweise und auch für Kleinunternehmer gelten Ausnahmeregelungen.
- Neue Klarstellungen des BMF-Schreibens
Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 enthält praxisrelevante Präzisierungen:
- Hybridformate (PDF mit XML-Anhang) sind ausdrücklich erlaubt, wenn das XML dem EU-Standard entspricht. So ist die angenehme Lesbarkeit der E-Rechnung gewährleistet.
- E-Mail-Versand bleibt zulässig, solange das Rechnungsdokument den strukturierten Datensatz enthält.
- Neu geregelt wurde der Umgang mit fehlerhaften E-Rechnungen:
Entspricht das Format nicht den Vorgaben, gilt sie als sonstige elektronische Rechnung. Enthält sie nur inhaltliche Fehler, bleibt sie eine E-Rechnung, kann aber berichtigt werden
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