Die neue Kleinunternehmerregelung – Im Detail vorgestellt

Wie bereits in einem vorherigen Newsletter erläutert, treten mit dem Jahressteuergesetz 2024 wichtige Änderungen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Kraft. Wir fassen für Sie nochmals die wichtigsten Änderungen zusammen.

1. Klarstellung zur Steuerbefreiung

Ab 2025 werden die Umsätze von Kleinunternehmern ausdrücklich von der Umsatzsteuer befreit. Es wird damit also eine echte Steuerbefreiung eingeführt – bislang wird bei Kleinunternehmern die Umsatzsteuer „nicht erhoben“. Praktisch ändert sich dadurch aber nichts.

2. Neue Umsatzgrenzen

Ab 2025 gelten folgende neue Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer:

• Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 EUR (steuerfrei, netto) nicht übersteigen (bisher 22.000 EUR inkl. Umsatzsteuer).
• Im laufenden Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz 100.000 EUR (netto) nicht überschreiten (bisher 50.000 EUR Einnahmen).

Neu ist auch, dass  sich die Grenze dabei auf Nettoumsätze bezieht, nicht wie bisher auf Bruttoumsätze.

3. Wechsel zur Regelbesteuerung

Zu Beginn des Jahres ist keine Umsatzprognose mehr erforderlich, um die Kleinunternehmereigenschaft festzustellen. Der Umsatz anhand der tatsächlichen Zahlungseingänge (vereinnahmten Entgelte) ist nun maßgeblich.
Ein Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr führt unmittelbar zum Verlust des Kleinunternehmerstatus und zum Wechsel zur Regelbesteuerung. Konkret bedeutet dies, dass ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss. Die Umsätze, die bis zum Zeitpunkt der Überschreitung erzielt wurden, bleiben jedoch steuerfrei.

4. Internationalisierung der Kleinunternehmerregelung und neue Meldepflichten

Die Kleinunternehmerregelung wird zudem auch auf Unternehmen aus anderen EU-Ländern ausgeweitet. Gleichzeitig können deutsche Kleinunternehmer die Regelung nun auch für Umsätze im EU-Ausland in Anspruch nehmen.

Für die grenzüberschreitenden Umsätze eines Kleinunternehmers werden neue Meldepflichten an das Bundeszentralamt für Steuern eingeführt (§ 19a UStG „Besonderes Meldeverfahren für die Anwendung der Steuerbefreiung in einem anderen Mitgliedstaat).

5. Erleichterungen bei der Rechnungsstellung

Für Kleinunternehmer besonders relevante Vereinfachungen sind vor allem die im neuen § 34a UStDV geregelten Vorgehensweisen bei der Rechnungsstellung:

• Ab dem 1.1.2025 gilt es, dass Kleinunternehmer für ihre steuerfreien Umsätze nach § 19 UStG vereinfachte Rechnungen ausstellen dürfen.
• Vereinfachte Rechnungen müssen folgende Mindestangaben enthalten:
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe
  • Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
• Flexible Regelungen bei der Übermittlung: Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnungen i. S. v. § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG übermitteln (also auch in Papierform oder auch einem elektronischen Format, das nicht den Standards der E-Rechnung entspricht).

6. Kleinunternehmer und E-Rechnungen?

Ein besonders wichtiger Punkt für Kleinunternehmer ist die Befreiung von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen:

• Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt nicht für Kleinunternehmer – sie sind davon befreit. Dies gilt nicht nur für die Übergangsregelungen, sondern darüber hinaus. Dies entlastet Kleinunternehmer dauerhaft von zusätzlichem administrativen Aufwand.
• Wichtig: Für Kleinunternehmer gilt sehr wohl jedoch die Empfangspflicht für E-Rechnungen und damit verbundenen die Pflicht, diese Rechnungen elektronisch und unveränderbar zu archivieren nach GoBD-Grundsätzen.

7. Verzicht auf Kleinunternehmerregelung

Die Entscheidung zum Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung muss inzwischen gut überlegt werden, da sie langfristig bindet und so erhebliche steuerliche und administrative Folgen hat. Denn auch was den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung betrifft, gab es kürzlich Änderungen.

• Seit 2025 kann der Kleinunternehmer nur bis Ende Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres gegenüber dem Finanzamt erklären, dass er auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet. Zuvor war es ihm möglich, hier zu wählen bis zur endgültigen Steuerfestsetzung.
• Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet den Unternehmer bis auf Widerruf, aber mindestens jedoch fünf Kalenderjahre. Frühestens danach kann ein Widerruf erfolgen. Dies kann nachteilige Konsequenzen haben, v.a.
  • die langfristige Verpflichtung zur Regelbesteuerung, auch wenn sich die Umsatzsituation ändert, denn selbst dann ist ein schneller Wechsel zur Kleinunternehmerregelung nicht möglich.
  • Umsatzsteuervoranmeldungen werden dadurch im Regelfall immer erforderlich.
  • Ebenso besteht die Pflicht zur Ausweisung der Umsatzsteuer auf allen Rechnungen.

Umgekehrt bietet der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs – was gerade bei hohen Investitionen vorteilhaft sein kann.

8. Gründungen im laufenden Jahr

Wird die gewerbliche oder berufliche Tätigkeit im laufenden Geschäftsjahr begonnen, so gab es zuvor eine Regelung, dass der der tatsächliche Gesamtumsatz in einen Jahresgesamtumsatz umgerechnet wurde. Diese Regelung ist in der Neufassung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nicht mehr enthalten.

9. Empfehlungen

Mit der neuen Kleinunternehmerregelung wird es besonders wichtig, dass Kleinunternehmer ihre Umsätze genau überwachen, um ein unterjähriges Überschreiten der neuen Umsatzschwelle von 100.000 EUR zu vermeiden.

Wie kann dies erfolgen?

• Controlling/ Überwachung der Umsätze

Wir empfehlen eine monatliche Umsatzkontrolle, insbesondere den aktiven Einsatz einer BWA (Betriebswirtschaftlichen Auswertung). Als effektives Controllinginstrument liefert die BWA schnell und mit wenigen Klicks Einblicke in die Erträge und Kosten des Unternehmens. Voraussetzung ist dafür, dass eine entsprechende Buchhaltungssoftware genutzt und auch entsprechend ordentlich und zeitnah gepflegt wird.

Je nach System ist es zudem auch möglich, Warnfunktionen einzurichten bei Annäherung an eine kritische Umsatzgrenze.

• Prognosen/ Planung

Hilfreich ist es ebenfalls, eine Planung der Umsätze und eine realistische und regelmäßige Umsatzprognose aufzustellen, z.B. für das laufende Geschäftsjahr, um abzuschätzen, wie sich die Umsätze entwickeln werden und ob ein Überschreiten der Grenze droht.

Sollten Sie eine Tendenz erkennen, dass Sie die Umsatzgrenze überschreiten würden, kontaktieren Sie uns gern frühzeitig, damit wir besprechen können, was die steuerlichen Konsequenzen wären und wie die weiteren Schritte und Maßnahmen aussehen können.