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Ein Topthema im laufenden Jahr und gerade auch für das kommende Jahr ist das Thema der Kassenführung. Denn auch 2019 wurden zahlreiche Anforderungen insbesondere an Kassensysteme konkretisiert und verschärft. Insbesondere die Belegausgabepflicht (d.h. die Pflicht zum „Kassenbon“), die Nachrüstung von technischen Sicherheitseinrichtungen und die drohenden Sanktionen und Kassennachschauen sind in aller Munde. Die meisten dieser Verschärfungen gelten ab 2020, sodass wir sie Ihnen gerne noch einmal zusammenfassen möchten. Die Zettelwirtschaft lässt grüßen! Wo in anderen Bereichen der Trend zu weniger Papier und allem digitalen geht, so haben wir hier Gegenteiliges zu beobachten. Die aktuellen Vorgaben der Finanzverwaltung sind, dass nun für jeden Geschäftsvorfall Belege für den Kunden auszustellen sind. Diese können theoretisch zwar auch in elektronischer Form vorliegen – in der Praxis lässt sich dies in vielen Fällen jedoch nicht umsetzen. Wie will eine Bäckerei beispielsweise den Kunden elektronische Belege direkt nach dem Einkauf zukommen lassen? Hier werden also künftig Unmengen an zusätzlichem Papier entstehen. Der Kunde wiederum hat keinesfalls die Pflicht, den Bon mitzunehmen. Auch wenn er ihn nicht haben möchte, muss jedoch der Anbieter trotzdem ein Verfahren haben, bei dem dieser Beleg ausgegeben wird. In den Unterlagen des Unternehmens muss dann der entsprechende Beleg dokumentiert sein.

Der Ausgabebeleg wird zudem recht umfangreich sein. Enthalten sein müssen zahlreiche Informationen, wie Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Datum, Art- und Menge des Produktes / der Leistung, Transaktionsnummer, Steuerbetrag und anzuwendender Steuersatz, Seriennummer des Kassengeräts/Aufzeichnungsgerät, Prüfwert, Signaturwert, Zahlungsart etc.

Was ist der Hintergrund?
Um Steuerbetrug zu vermeiden und Transparenz zu schaffen, wurde die Belegausgabepflicht eingeführt. So soll vermieden werden, dass Geschäftsvorfälle nicht erfasst bzw. nicht korrekt erfasst werden – etwa, dass Umsätze unter der Hand getätigt werden. Neue Kassensysteme und die entsprechenden Einzelaufzeichnungspflichten machen dies ohnehin schwerer, doch auch die Belegausgabe soll in letzter Konsequenz das ihre dazu tun. Was für die Buchhaltung also schon seit jeher galt, keine Buchung ohne Beleg, soll künftig auch für Kasseneinnahmen gelten, also keine Kassenbewegung ohne Beleg.

Angesichts des medialen Aufschreis über diese zusätzliche neue Bürokratie (und Papierverschwendung) bleibt mit Spannung abzuwarten, ob die Belegausgabepflicht von Dauer sein wird. In Italien oder Österreich beispielsweise ist so etwas allerdings schon seit einer ganzen Weile Pflicht – und auch nicht wieder abgeschafft worden.

Neben der Belegausgabepflicht gibt es weitere Neuerung, die Kassensysteme im Einsatz haben. Die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht gilt nun ja schon länger, wird aber immer wieder verstärkt geprüft. Für die Finanzbehörden muss lückenlos nachvollziehbar sein, wie jeder einzelne Geschäftsvorfall entsteht, d.h. er muss unmittelbar nach Abschluss genauestens aufgezeichnet werden, und zwar so, dass er eindeutig und in Einzelpositionen untergliedert ist.

Zudem gibt es hohe Anforderungen an die Geräte, insbesondere mit Blick auf den Manipulationsschutz. Aufzeichnungen im Kassensystem dürfen nicht mehr im Nachhinein veränderbar sein oder Datumsmäßig nachtragbar sein. Außerdem müssen sie unveränderbar gespeichert werden und auslesbar sein.
Um Kassengeräte vor Manipulation zu schützen, gibt es nun auch eine vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung (zertifizierte TSE), die jede Kasse haben muss. Diese TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul (zuständig für die unveränderbare Aufzeichnung), einem Speichermedium (für die Speicherung und Aufbewahrung der Einzelaufzeichnungen) und einer digitalen Schnittstelle (für die Datenübertragung an die Finanzbehörden).

Seit Oktober sind alle technischen Details geklärt und nun auch diese Sicherheitseinrichtung bzw. Kassen mit TSEs auf dem Markt. Eine flächendeckende Umrüstung bis zum 01.01.2020 ist allerdings nicht mehr machbar, weswegen bis zum 30.09.2020 eine fehlende TSE noch nicht beanstandet wird. Trotzdem müssen sich Unternehmen nun bemühen, zeitnah umzurüsten. Für alle, die jetzt neue Kassen anschaffen oder bislang ein sehr altes System (vor dem 25.11.2010) nutzten, ist die TSE 2020 eigentlich ein MUSS. Wer in den letzten Jahren bereits gehandelt hatte und Kassen, die den Einzelaufzeichnungsverpflichtungen nachkommen angeschafft hatte, der hat mit der Umrüstung in den meisten Fällen noch eine Übergangsfrist bis 2022. Wir empfehlen jedem Unternehmen mit Kasse umgehend genau zu prüfen, ob und wie dringend hier Handlungsbedarf entsteht.

Denn – und das ist leider auch in diesem Jahr deutlich geworden – die Sanktionen und Maßnahmen mit Blick auf inkorrekte Kassenführung werden nochmal verschärft. Die Finanzbehörden haben sowohl Bußgelder als auch dem Umfang der durchgeführten Kassennachschauen erhöht.

Wenn Sie Fragen haben, wir beraten Sie dazu gerne, damit Sie gut gerüstet sind und auch bei Kassenprüfungen nicht im Regen stehen. Dazu haben wir für unsere Mandanten im Mandantenportal auch ein Merkblatt erstellt, auf dem Details & Ausnahmen nachzulesen sind.

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