Ein nach wie vor brandaktuelles Thema in der Corona Pandemie ist die Möglichkeit – und in gewisser Weise auch die Verpflichtung – weniger in Präsenz, sondern verstärkt von zuhause und online zu arbeiten. Wenn auch auf lange Sicht immer mehr Beschäftigte im Homeoffice tätig sind, stellt das Arbeitgeber vor neue Herausforderungen, sowohl was die Gestaltung der Homeoffice-Bedingungen als auch was die moderne Zusammenarbeit betrifft.
Mit dem „Gesetz zur Änderung des Infektionsschutzgesetzes und anderer Gesetze“ gilt seit November 2021 neben den 3G-Regelungen am Arbeitsplatz sogar wieder eine gesetzliche Verpflichtung Homeoffice anzubieten, zumindest sofern nicht zwingende betriebliche Gründe dagegensprechen.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, eine schriftliche vertragliche Vereinbarung als Arbeitgeber aufzusetzen und in dieser die Rahmenbedingungen festzuschreiben. Als Steuerberater dürfen und wollen wir hier keine Rechtsberatung vornehmen und empfehlen, zur rechtlichen Ausgestaltung einen Anwalt hinzuzuziehen. Insbesondere bei der Überlassung von Arbeitsmitteln und bei der Ausgestaltung der Homeoffice Regelungen können gewisse steuerliche Vorteile genutzt werden.
Für den Arbeitnehmer geht es hier vielfach um die Frage, was als steuerfreie Kostenerstattungen bzw. Arbeitgeberleistung gewährt wird und was in den steuerpflichtigen Arbeitslohn fällt.
Bereitstellung der Arbeitsmittel
Bei der Frage der Arbeitsmittel im Homeoffice (Computer, Laptop, Drucker, Telefon etc.) gibt es verschiedene Ausgestaltungsmöglichkeiten. Zum einen kann der Arbeitgeber diese anschaffen und seinem Beschäftigten unentgeltlich zur Nutzung überlassen. Ist dabei die private Nutzung ausgeschlossen, sind diese Arbeitsmittel auf jeden Fall nicht in den Lohn zu rechnen, sondern steuerfreie Leistungen. In einigen Fällen – z.B. bei betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten (PC, Laptop und Telefon) – liegt auch dann noch die Steuerfreiheit vor, wenn die Geräte teilweise privat mitgenutzt werden. Wichtig ist, dass sie nach wie vor Eigentum des Unternehmens bleiben. Für den Arbeitgeber handelt es sich um Betriebsausgaben für die Geschäftsausstattung.
Zum anderen kann der Arbeitnehmer auch selbst die entsprechende Ausstattung anschaffen bzw. eine bereits vorhandene private Ausstattung nutzen (Telefon/Computer). Dann kann er sich die entsprechenden anteilig beruflich angefallenen Kosten als steuerfreien Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG) vom Arbeitgeber erstatten lassen. Dies ist jedoch manchmal mit Blick auf ein datenschutzkonformes Arbeiten im Homeoffice schwierig. Außerdem ist es notwendig, dass hier genau zwischen privater und dienstlicher Nutzung differenziert werden kann. Der Arbeitgeber kann nur die dienstliche Nutzung erstatten.
Beispiel: Ein Mitarbeiter nutzt das private Telefon zu 50 % privat und zu 50 % dienstlich. Hier könnten die Kosten des Telefons zu 50 % durch den Arbeitgeber übernommen werden. Alternativ könnte der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Telefon stellen und trägt dann 100 % der Kosten. Der Arbeitnehmer dürfte trotzdem das Gerät privat mitnutzen. Wer seinen Mitarbeiter in der Hinsicht also etwas Gutes tun will, kann auf eine solche betriebliche Lösung setzen.
Pauschale Kostenübernahmen
Einige Leistungen kann der Arbeitgeber pauschalieren und dem Mitarbeiter ebenfalls steuerfrei (also nicht als Bestandteil des Arbeitslohns) gewähren. Beispielsweise die sogenannte Internetpauschale: Hat ein Mitarbeiter im Homeoffice Internet, so kann er durch den Arbeitgeber die Kosten des Internets ggf. in voller Höhe (maximale Erstattung von 50 EUR im Monat) erhalten. Voraussetzung ist, dass er seinen Internetvertrag bzw. die Kosten vorweist. Für den Arbeitnehmer ist diese Internetpauschale sozialversicherungs- und steuerfrei. Somit erhält er mehr „Netto“. Der Arbeitgeber muss sie entsprechend pauschalieren (d.h. pauschale Lohn- und Sozialversicherungsbeiträge abführen).
Sonstige Kosten
Übernimmt der Arbeitgeber sonstige Kosten, z.B. für die Einrichtung eines Arbeitszimmers, so handelt es sich um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Hier lohnt es sich für den Arbeitgeber zu bedenken, ob er in eine bestimmte Ausstattung (Schreibtisch/Stuhl etc.) betrieblich investiert und diese Ausstattung dem Mitarbeiter zur Verfügung stellt (private Nutzung ausgeschlossen).
Alternativ könnte der Arbeitgeber diese Ausstattung auf eigene Kosten anschaffen (z.B. Schreibtischstuhl und Arbeitstisch) und im Rahmen der Steuererklärung die Ausgaben dann geltend machen (als Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer oder ggf. im Rahmen der Homeoffice Pauschale).
Fahrtkosten
Wer im Homeoffice arbeitet, kann trotzdem von steuerfreien Zuschüssen des Arbeitgebers zu den Fahrtkosten, von Sachwertgutscheinen (wie Benzingutscheinen) und ggf. einer Dienstwagennutzung profitieren. Jedoch sind in manchen Fällen Anpassungen nötig – etwa, wenn der Dienstwagen viel in der Garage steht oder weniger Fahrten zur Tätigkeitsstätte durchgeführt werden. Grundsätzlich gibt es für den Arbeitgeber weiterhin diese Gestaltungsmöglichkeiten, so dass er seinen Mitarbeitern etwas Gutes tun kann.
Förderprogramme:
Wir möchten in dem Zusammenhang auch darauf hinweisen, dass die Bundesregierung für kleine und mittelständische Unternehmen das Förderprogramm „go-digital“ erweitert hat, mit dem Ziel auch die Förderung von Homeoffice-Arbeitsplätzen voranzutreiben. Wer umfangreiche Digitalisierungsmaßnahmen plant, für den kann es ggf. lohnend sein. Eine reine Förderung für Ausstattung und Hardware gibt es jedoch nicht.
Fazit:
Für Arbeitgeber ist der Aufbau von Homeoffice-Arbeitsplätzen eine gewisse Herausforderung. Doch nicht nur die Einrichtung, auch die Optimierung und Gestaltung der Abläufe einer digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit ist für viele Neuland. Neuland, das aber gleichzeitig viele Chancen bietet, insbesondere die Chance, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben.
Sind Prozesse wie ein digitales Dokumentenmanagement, eine Online-Rechnungsstellung und -verwaltung, digitale Buchführung, elektronische Aktenverwaltung und Zusammenarbeit in virtuellen Teams mittels moderner Technik einmal angegangen, so bietet dies oft ungeahnte Potenziale, mehr Flexibilität und spart tatsächlich Zeit und Ressourcen.
Bei der Überlegung, wie die Arbeit im Homeoffice also gestaltet werden soll, empfehlen wir, dies im Hinterkopf zu behalten. Gerade in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gibt es viele Chancen, den Weg der Digitalisierung der Finanzprozesse in Richtung eines möglichst papierlosen Büros zu gehen. Schritt für Schritt – und mit der Arbeit im Homeoffice kann vielleicht schon ein großer Schritt getan werden.
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