Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) eine beschlossene Sache. Doch welche Vorgaben sich genau ergeben werden, ist zurzeit noch in der Erarbeitungsphase: Das Bundesfinanzministerium plant, hierzu ein Anwendungsschreiben zu veröffentlichen und hat bereits aktuell einen 16-seitigen Entwurf herausgegeben. Dieser Entwurf dient zunächst verschiedenen Verbänden als Diskussionsgrundlage, bevor dann eine endgültige Veröffentlichung – ggf. auch mit Änderungen – für den Beginn des 4. Quartals 2024 geplant ist.
Für viele Unternehmer wird die E-Rechnung auf jeden Fall dazu führen, dass Prozesse umgestellt werden müssen und weiter in Richtung Digitalisierung gedacht werden muss. Daher lohnt es sich, dieses Thema frühzeitig zu bedenken, um ausreichend Zeit für die Anpassung interner Prozesse zu haben. Die E-Rechnung kommt:
Durch das Wachstumschancengesetz wurde für Geschäfte zwischen inländischen Unternehmern eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen bei Umsätzen, die nach 2024 ausgeführt werden, festgelegt. Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung [UStDV]) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Zudem wurden Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen festgesetzt, da die Umstellung Zeit beanspruchen wird. Der allgemeine Übergangszeitraum beträgt zwei Jahre (Pflicht somit ab 2027). Drei Jahre gelten für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 EUR im Jahr 2026. Die Übergangsregelungen bedürfen teilweise der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Wichtig ist, dass es für den Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsregelung gibt, d.h. ab dem 01.01.2025 müssen Empfänger in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen, diese ggf. zu verarbeiten und eine maschinelle Auswertbarkeit von Seiten des Finanzamtes zu gewährleisten. Ein normales E-Mail-Postfach reicht hierzu nicht aus. Zusätzlich ist zu beachten, dass der Empfang den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen muss, d.h. unter anderem auch revisionssicher sein muss. Fraglich bleibt, ob der Empfänger auch in der Lage sein muss, die elektronische Rechnung zu verarbeiten. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn die E-Rechnung als reiner Datensatz versandt wird.
Wer ist betroffen? Verpflichtete Unternehmer, E-Rechnung und sonstige Rechnung
Unternehmer sind nach § 14 Abs. 2 UStG zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist und sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringen. (D.h. beispielsweise für jegliche Vermietung an ein Unternehmen muss ebenfalls geprüft werden, ob die Ausstellung einer E-Rechnung Pflicht ist oder ob eine Sonderregelung greift.)
Die Regelungen betreffen, wie bereits erwähnt, Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Ist jedoch einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.
Für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, für eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 S. 1 UStG) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer oder Unternehmer für dessen nichtunternehmerischen Bereich, kann eine sonstige Rechnung (z. B. noch eine Papierrechnung) ausgestellt werden. Eine Ausstellung bzw. Übermittlung in einem anderen elektronischen Format als der E-Rechnung ist in diesen Fällen nur mit der Zustimmung des Empfängers möglich.
Was ist eine E-Rechnung bzw. was sind zulässige Formate?
Das Bundesfinanzministerium widmet sich der Frage nach den zulässigen Formaten sehr ausführlich auf rund drei Seiten im Entwurf (Gliederungspunkt 2.3). Generell gilt: E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten (reiner Datensatz) als auch in einem hybriden Format (Datensatz zzgl. Rechnungsbild) erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss vor allem gewährleisten, dass die Rechnungspflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG) elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Die Verwendung von strukturierten Formaten, die auf der Norm EN 16931 beruhen, ist immer zulässig. Unter bestimmten Voraussetzungen sind auch andere Formate möglich. Achtung: Eine PDF ist keine E-Rechnung.
Welches konkrete Format dann vom Unternehmer verwendet wird, entscheiden die Vertragspartner selbst – wichtig ist aber, dass es sich eben um ein zulässiges Format handelt.
Umfang, Übermittlung und Empfang
Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen und entsprechend ausgelesen werden können. Dabei ist es wichtig, dass die in der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen. Ergänzende Angaben können ebenfalls in einem in die E-Rechnung integrierten Anhang mit aufgenommen werden.
Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen z. B. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-) Portal in Betracht.
Was passiert, wenn ein Empfänger keine E-Rechnung annimmt/ annehmen kann?
Der Entwurf sieht hier folgende Regelung vor: Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er hierzu technisch nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerlichen Pflichten des Ausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
Verträge als Rechnungen
Nach dem Entwurfsschreiben sind auch Verträge als Rechnung anzusehen, soweit sie die nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben enthalten. Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) besteht, ist es nach dem aktuellen Entwurf ausreichend, wenn einmalig, d.h. für den ersten Teilleistungszeitraum (z.B. erste Miete) eine E-Rechnung ausgestellt wird. Der zugrunde liegende Vertrag soll dann als Anhang beigefügt werden, so dass deutlich wird, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Für Dauerschuldverhältnisse ist daher spätestens bis zum Auslaufen der vom Rechnungsaussteller angewendeten Übergangsregelung eine initiale E-Rechnung nach vorstehender Regelung zu erteilen. Dies soll auch gelten für Dauerschuldverhältnisse, die bereits vor dem 01.01.2025 begründet worden sind.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich um keine ordnungsmäßige Rechnung. Folglich berechtigt die ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Eine sonstige Rechnung oder im falschen Format ausgestellte, nicht gültige E-Rechnung, kann allerdings auch wieder durch eine korrekte E-Rechnung berichtigt werden. Es muss dann eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung vorliegen, so dass deutlich wird, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Eine solche Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung zurück, so dass auch dann wiederum rückwirkend eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug möglich ist.
Erfolgt keine Rechnungsberichtigung, kann aus einer sonstigen Rechnung unter Anlegung eines strengen Maßstabes ein Vorsteuerabzug möglich sein, sofern das Finanzamt über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu überprüfen. Der Aufwand, den eine Prüfung durch das Finanzamt voraussichtlich mit sich bringen wird, wird jedoch vermutlich höher sein als der für die Ausstellung einer E-Rechnung.
Wie bewahre ich E-Rechnungen auf?
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Auch hier scheidet die Benutzung eines gewöhnlichen Nutzungskontos aus. Sofern in einem zusätzlichen übersandten Dokument Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke), sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass sie in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Ein „Ausdrucken und Abheften“ von E-Rechnungen ist daher nicht möglich, da dadurch die ursprüngliche Form verändert wird und die maschinelle Auslesbarkeit nicht mehr gegeben ist. Unternehmer müssen sich daher auch Gedanken machen, wie sie im Sinne eines elektronischen Dokumentenmanagements Rechnungen aufbewahren und (langfristig) sichern.
Das vollständige Entwurfsschreiben finden Sie unter www.iww.de/s11125
Quelle | BMF, Entwurfsschreiben, Az. III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Stand: 13.6.2024
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