Mit Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 waren viele Unternehmen zunächst noch nicht unmittelbar zum Handeln gezwungen. Der Gesetzgeber hat bewusst Übergangsregelungen vorgesehen, die es ermöglichten, bestehende Prozesse vorübergehend beizubehalten. In der Praxis führte dies häufig dazu, dass die Umstellung auf die E-Rechnung zunächst zurückgestellt wurde – nicht zuletzt, weil der Versand von Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen weiterhin zulässig war.
Diese Phase des Abwartens endet nun schrittweise.
Ausgangssituation seit 2025
Bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne liegt dabei nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD mit strukturiertem Datenteil).
Für den Rechnungsausgang bestehen jedoch Übergangsregelungen: In den Jahren 2025 und 2026 dürfen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungsformate verwendet werden, insbesondere Papierrechnungen oder nicht strukturierte elektronische Formate wie PDF. Ab 2027 entstehen nun weitere Pflichten.
Verschärfung der Pflichten ab 2027
Mit Ablauf des 31. Dezember 2026 endet für einen wesentlichen Teil der Unternehmen eine erste Übergangsfrist:
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, im inländischen B2B-Bereich (von einem deutschen Unternehmer an einen deutschen Unternehmer) E-Rechnungen zu verwenden.
- Der Versand von Rechnungen in Papierform oder als reine PDF-Datei ist dann grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gilt eine verlängerte Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027.
Vollständige Verpflichtung ab 2028
Ab dem 1. Januar 2028 entfällt die letzte Übergangsregelung. Ab diesem Zeitpunkt ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich von allen Unternehmen verpflichtend zu verwenden.
Wichtige Abgrenzungen
Nach wie vor nicht von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen betroffen sind insbesondere:
- Umsätze an private Endverbraucher (B2C),
- bestimmte steuerfreie Umsätze,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
- Fahrausweise,
- Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG.
Unabhängig davon bleibt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen seit 2025 für alle inländischen Unternehmen bestehen.
Handlungsbedarf: Vorbereitung im Jahr 2026
Unternehmen, die die bisherigen Übergangsfristen genutzt haben, sollten das Jahr 2026 gezielt zur Umsetzung nutzen. Die Einführung der E-Rechnung betrifft regelmäßig nicht nur das Rechnungsformat, sondern die gesamte Prozesskette:
- Systeme und Software:
Prüfung und ggf. Anpassung von ERP- und Buchhaltungssystemen im Hinblick auf die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen nach EN 16931.
Klärung von Formaten, Übertragungswegen und technischen Anforderungen – auch im Austausch mit Kunden und Lieferanten. - Eingangsverarbeitung
Sicherstellung, dass eingehende E-Rechnungen strukturiert ausgelesen, geprüft und verbucht werden können. - Prozessorganisation
Anpassung interner Freigabe- und Prüfprozesse sowie klar definierte Zuständigkeiten. - Archivierung und GoBD
Ordnungsgemäße und unveränderbare Aufbewahrung der E-Rechnungen im (elektronischen!) Originalformat, insbesondere der strukturierten Daten (XML).
Fazit
Die Übergangsregelungen zur E-Rechnung waren von Beginn an als befristete Erleichterung gedacht. Mit Blick auf die ab 2027 geltenden Verpflichtungen zeigt sich nun deutlich, dass diese Phase ausläuft. Unternehmen sollten daher rechtzeitig die erforderlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen schaffen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und Risiken in der Rechnungsstellung zu vermeiden.
Für Fragen oder zur Unterstützung bei der Umsetzung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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