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Papierlose Buchführung – noch vor einigen Jahren wäre das völlig undenkbar gewesen. Buchhaltung wird direkt mit dem guten alten Pendelordner verbunden, den man aufwändig sortiert zum Steuerberater bringt und nach getaner Arbeit dann wieder archiviert. Doch wie schnell passiert es, dass in der ganzen „Zettelwirtschaft“ etwas verloren geht?
Die digitale Revolution bietet viele Chancen, Pendelordner und verstaubte Archive in die Vergangenheit zu verbannen: Scanne ich gleich meine Belege ein, erstelle ich Rechnungen elektronisch oder speichere die elektronisch empfangenen Dokumente gleich in einem System, habe ich eine viel bessere Sicherheit, alles erfasst zu haben.

Was Sie aus anderen Lebens- und Erfahrungsbereichen kennen, hält auch in der Finanzwirtschaft, Buchhaltung und im Steuerwesen Einzug.  Längst gibt es Kontoauszüge online, Lieferanten schicken Rechnungen digital und auch die Bilanz muss inzwischen elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden (e-Bilanz).  Auch rechtliche Vorgaben zwingen in manchen Bereichen zur Digitalisierung, zum Beispiel nun, da die elektronische Rechnung, die X-Rechnung, kommt. Auch Unternehmen, die bisher ganz klassisch Rechnungen ausgestellt haben, werden sich mit dieser Thematik befassen müssen. Denn für Geschäfte mit Behörden und anderen staatlichen Einrichtungen werden diese elektronischen Rechnungen, ab Ende November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane, für die übrigen Behörden und öffentlichen Auftraggeber in Deutschland dann ab Ende November 2019, verbindlich vorgeschrieben. Mittelfristig wird sich die X-Rechnung vermutlich als Standard durchsetzen und auch für den Wirtschaftssektor daher höchst relevant werden.

Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand:  Summiert man, auf was man alles verzichten kann –  Ordner, Papier- und Druckkosten, Schränke, Lagerfläche, Datentransport, zusätzliches Verwaltungspersonal – dann erkennt man schnell, dass man wirklich Geld sparen kann. Aber auch der Faktor Zeit ist wichtig: Durch eine einfachere und transparentere Dokumentenverwaltung spart man viel Zeit. Werden Rechnungen elektronisch direkt nach Auftrag generiert und digital versendet, sind auch schnellere Zahlungen möglich, was die Liquiditätssituation von Unternehmen verbessern kann.

Gleichzeitig gibt es auch etliche Herausforderungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung: Wie stelle ich beispielswiese elektronische Rechnungen korrekt aus? Eine einfache Word- oder Excel-Datei reicht nicht aus. Unternehmen müssen sich mit entsprechenden IT-Lösungen befassen. Auch Themen wie die korrekte elektronische und rechtssichere Archivierung ist sowohl bei digitaler Buchhaltung als auch elektronischer Rechnungsstellung eine Herausforderung. Wir sind gespannt, was sich in Zukunft in diesem Bereich noch tun wird.

erstellt am: 23.12.2018 | von: Martin Himmelsbach
Kategorie(n): Allgemein, Steuerberatung, Betriebswirtschaftliche Beratung & Analyse

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