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Hört man den Begriff „Verfahrensdokumentation“ – noch dazu im finanzwirtschaftlichen Kontext – so ist das in der Regel kein Grund zu großer Freude. Neuer Behördenwahn, Chaos im Dokumentenmanagement, noch mehr aufzuschreiben, noch mehr zu prüfen. Die Vorgabe, dass Verfahren – seien es elektronische oder klassische – gesetzeskonform ausgestaltet sein müssen, ist dagegen schon sehr alt. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoBD nach § 238ff HGB regeln, wie beispielsweise ein ordnungsgemäßer Umgang mit Rechnungen, Kassen, Belegen, Buchungen etc. zu erfolgen hat und müssen von allen Gewerbetreibenden, die unter das Handelsrecht fallen, beachtet werden. Dies gilt also für alle unternehmerischen Prozesse, egal ob EDV- gestützt oder nicht. Setzen also Unternehmen ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form, gelten die „alten“ GoBD ebenso.
Die Finanzverwaltung hat immer wieder Anpassungen der GoBD und eine Konkretisierung auch für IT-gestützte Prozesse vorgenommen, zuletzt durch die „Grundsätze zu ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die große Herausforderung ist es jedoch, nun diese Grundsätze, die zuvor für die Prozesse in Papierform galten, nun auf die sich rasant entwickelnden elektronischen Möglichkeiten und Systeme zu übertragen. Betrachten wir das Beispiel der Unveränderbarkeit einer Rechnung: Wie stelle ich sicher, dass in meinem System nicht einfach die Rechnung nachträglich geändert und abgespeichert wird? Auf Papier war dies einfach – Originale waren klar zu erkennen, Änderungen handschriftlich o.Ä. zu vermerken und damit dokumentiert. Ändere ich eine in MS-Office geschriebene Rechnung, so könnte dies ganz unbemerkt geschehen. Die Unveränderbarkeit gilt dann nicht mehr. Wenn man nur eine kleine Korrektur, einen „Buchstabendreher“ in der Adresse hat, dann wäre das ja auch eigentlich nicht schlimm, oder? Doch was, wenn „Schwarze Schafe“ die sich dadurch bietenden Möglichkeiten nutzen und systematisch Rechnungen fälschen, abändern, unterschlagen oder erst im Prüfungsfall nachträglich erstellen? Das geht nicht, daher müssen solche Grundsätze wie „Unveränderbarkeit“ für alle gelten, so dass im Falle von Korrekturen das ursprüngliche Dokument sowie die Korrekturen weiterhin elektronisch verfügbar sind.

Wo werden Daten überall verarbeitet? Relevant sind hier sowohl das Buchhaltungssystem, die gerade in jüngster Zeit viel diskutierten Kassensysteme, Fakturasysteme aber auch „Vorsysteme“ wie Warenwirtschaftssystem, ggf. MS Office, das Dokumentenmanagement, Archivierungssoftware, branchenspezifische Software etc.
Klassische Anforderungen an diese Systeme sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Vorgängen, Wahrheit, Klarheit, Richtigkeit der Angaben, fortlaufende Aufzeichnung und ein gewisses Ordnungssystem. Daneben müssen Unveränderbarkeit der Daten, Aufbewahrung und Datensicherheit sowie ein internes Kontrollsystem sichergestellt werden. Eine ganz zentrale Pflicht ist zudem die Verfahrensdokumentation.

Die Finanzverwaltung gibt vor, dass eine solche Verfahrensdokumentation in jedem Unternehmen verpflichtend vorhanden sein muss. Vielmehr als ein BMF-Schreiben, das die Dokumentation einfordert, gibt es zurzeit allerdings nicht – weder eine genaue Beschreibung, wie eine Verfahrensdokumentation auszusehen hat, noch wie sie inhaltlich ausgestaltet sein soll. Auch in der Rechtsprechung gibt es in der Vergangenheit dazu nur wenig, so dass man auch aus BFH-Urteilen kaum „verwertbare“ Hinweise auf das Wie der Verfahrensdokumentation finden kann.

Na schön, wenn es da nichts gibt, dann kann es ja auch nicht konkret beanstandet werden, wenn man als Unternehmen nichts entsprechendes hat, oder? Leider doch, denn der Geschäftsführer ist für die Verfahrensdokumentation verantwortlich. Fehlt sie im Unternehmen, kann dies als formaler Mangel ausgelegt werden. Findet bei einer Betriebsprüfung dann sich zudem noch ein sachlicher Mangel (z.B. irgendein Fehler in den Zahlen, den der Prüfer entdeckt), so sind Hinzuschätzungen und damit Strafzahlungen legitim. So sollte man also besser einen Dokumentation erstellen, um dieses Risiko nicht einzugehen.

Was können Sie tun? Wir unterstützen Sie gerne bei der Verfahrensdokumentation. Beispielsweise in unserem Mandantenportal haben wir Checklisten und ein Muster-Inhaltsverzeichnis hinterlegt, beraten Sie aber natürlich auch im persönlichen Gespräch.

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