Änderungen bei Sachbezügen im Rahmen von steuerfreien AG-Leistungen und überlassenen Wohnungen durch den Arbeitgeber

Ein sehr brisantes Thema, das im vergangenen Jahr viel diskutiert und nun im Rahmen der steuerlichen Neuerungen für 2020 umgesetzt wurde, ist die (Neu-) Regelung von Sachbezügen.

Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber Waren oder Dienstleistungen – oder auch Gutscheine o.Ä. – so handelt es sich hierbei um Sachbezüge. Sachbezüge sind als „Sachlohn“ grundsätzlich steuerpflichtig. Laut Einkommensteuergesetz bleiben Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis zu 44 EUR brutto pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) und nach § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV sozialversicherungsfrei. Hier gibt es nun einige Einschränkungen –

ganz zentral ist dabei die Unterscheidung zwischen Geldlohn und Sachlohn. Wir stellen Ihnen vor, was sich geändert hat.

Grundsätzlich kann ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen monatlichen Sachlohn bzw. „Sachbezüge“ im Wert von bis zu 44 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren.

Was ist ein solcher Sachlohn?

Im Gegensatz zum Barlohn, bei dem der Mitarbeiter Geld erhält, gehört zunächst zum Sachlohn alles, was der Arbeitgeber dem Mitarbeiter an Sachleistung zugesagt hat, z.B. ein Warengutschein o.Ä. Nach einer sehr weiten Auslegung galt, dass dies auch z.B. ein Geldgutschein oder die (zweckgebundene) Zahlung eines Geldbetrags zum Erwerb bestimmter Waren (oder deren anschließende Kostenerstattung) sein könnte.

Diese sehr weite Definition wurde nun durch das Jahressteuergesetz 2019 („Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“) eingeschränkt. Seit dem 01.01.2020 gilt, dass alle zweckgebundenen Geldleistungen, nachträglichen Kostenerstattungen oder andere Vorteile, die auf einen konkreten Geldbetrag ausgestellt sind, nicht mehr als Sachbezüge, sondern als „Geldleistungen“ im Sinne eines Barlohns gelten. Demnach fallen sie nicht mehr unter die Freigrenze von 44 EUR und sind steuerlich nicht mehr begünstigt.

Konkret lautet es nun im Gesetz zu § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG: „Zu den Einnahmen in Geld gehören auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten.“ Beispiel: Ein Sachlohn war es früher auch, wenn ein Mitarbeiter vom Arbeitgeber einen Geldbetrag (z.B. 40 EUR) als Benzingeld zum Tanken erhalten hat. Dies geht nun nicht mehr.

Welche Möglichkeiten bestehen dann noch?

Gutscheine und Geldkarten können jedoch weiterhin ein flexibles Mittel der Sachzuwendung im Rahmen der 44-EUR-Freigrenze sein, denn so wurde im Gesetz eine Ausnahme definiert: Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, sind weiterhin steuerfrei möglich.

Arbeitgeber sollten aber bei der Vergabe von Gutscheine/Geldkarten Folgendes beachten, so dass diese auch steuerfrei bleiben:

Die Leistung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. (Dies gilt übrigens für alle steuerfreien Arbeitgeberleistungen).
Gutscheine dürfen laut Gesetzes „ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen“ und müssen „den Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes“ entsprechen.
Insofern müssen sie künftig
- zweckbestimmt sein und
- dürfen keine Funktion als Zahlungsdienst

Wichtig ist vor allem, dass jedes – auch noch so geringfügige – Wahlrecht zugunsten einer Barzahlung die steuerliche Begünstigung nichtig macht. Werden z.B. Restbeträge von Gutscheinen in Bargeld ausbezahlt, so kann dies eine teure Praxisfalle sein! Hier empfiehlt sich, auf elektronische Gutscheine auszuweichen, wenn dabei geringe Restbeträge gespeichert bleiben oder aber bei Papiergutscheinen stets darauf zu achten, dass die Auszahlung selbst minimaler Restbeträge ausdrücklich ausgeschlossen wird.

Welche Formen von Gutscheinen gibt es?

Closed-Loop-Karten (z. B. aufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel). Closed-Loop-Karten berechtigen, Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins zu beziehen.
Controlled-Loop-Karten (z. B. Centergutschein, „City-Cards“). Controlled-Loop-Karten berechtigen, Waren oder Dienstleistungen nicht nur beim Aussteller, sondern bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen zu beziehen. In dieser Form sollen speziell kleine und mittelständische Unternehmen vor Ort gefördert werden.

Nicht mehr steuerfrei als „Sachbezug“ möglich ist die

Nutzung von bestimmten sogenannten „Open-Loop-Karten“. Diese Geldkarten sind nicht zweckgebunden und gelten daher als Geldsurrogate.
Nutzung vom Arbeitgeber selbst erstellter Gutscheine. Hierbei handelt es sich im Endeffekt um eine nachträgliche Kostenerstattung seitens des Arbeitgebers.

Allgemein ist zu beachten: Bei der Berechnung der Freigrenze von 44 EUR monatlich müssen sämtliche Sachbezüge berücksichtigt werden. Gibt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern beispielsweise Tankgutscheine und Essensgutscheine o.Ä. aus, so darf der Wert beider Leistungen zusammen 44 EUR nicht übersteigen. Es handelt sich außerdem um eine Freigrenze, d.h. jeder Cent, der diesen Betrag übersteigt, löst eine vollständige Steuerpflicht für die in diesem insgesamt zugewendeten Sachbezüge aus (im Gegensatz zum Freibetrag).

Unabhängig von diesen monatlichen Sachbezügen von 44 EUR bleiben Sachzuwendungen bis zu 60 EUR pro Mitarbeiter aus Anlass eines besonderen privaten oder beruflichen Ereignisses frei, z.B. für Jubiläen, Geburtstage o.Ä. Hier spielt der Anlass der Zuwendung eine zentrale Rolle. Die 60 EUR-Grenze gilt hier je Ereignis und ist ebenfalls eine Freigrenze.

Eine weitere Neuregelung betrifft das Thema der von Arbeitgeber überlassenen Mitarbeiterwohnungen. Ein Unternehmen kann seinen Beschäftigten Wohnungen überlassen – entweder kostenfrei oder kostenvergünstigt.

Soweit der Mitarbeiter vom Arbeitgeber kostenfrei oder kostenvergünstigt eine Wohnung überlassen bekommt, erhält er diese in der Regel im Rahmen seiner Tätigkeit für den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, weswegen grundsätzlich ein Sachbezug in Form von steuerpflichtigem Arbeitslohn vorliegt. Bemessungsgrundlage für diesen Arbeitslohn ist hier die ortsübliche Miete bzw. eine Vergleichsmiete abzüglich des Eigenanteils des Arbeitnehmers.

Ab dem 01.01.2020 wird hier nun ein zusätzlicher Bewertungsabschlag von einem Drittel des ortsüblichen Mietwerts eingeführt. Nach § 8 Abs. 2 Satz 12 EStG entfällt der Ansatz als Sachbezug, wenn das gezahlte Entgelt für die Wohnung mindestens zwei Drittel des ortsüblichen Mietwerts umfasst und dieser nicht mehr als 25 EUR je Quadratmeter Kaltmiete beträgt (§ 8 Abs. 2 Satz 12 EStG, eingefügt durch das „Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“).

Dies führt dazu, dass eine Wohnung nicht als Sachbezug angesetzt werden muss (also dann steuerfrei ist), wenn der Eigenanteil des Arbeitnehmers mindestens dem Wert der ortsüblichen Miete abzüglich des Abschlags entspricht oder gar übersteigt. Bei Anwendung des Abschlags ist eine Kombination mit der Sachbezugs-Freigrenze von 44 EUR nicht möglich.

Die Maßnahme wurde auch zur Förderung von bezahlbarem Wohnraum in Ballungszentren angesetzt.

Im Weiteren ist die Überlassung von Unterkünften (bspw. Wohnheim) durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer abzugrenzen. Hier gibt es weitere Regelungen, die zu beachten sind.