Die Erlebnis GmbH mit Sitz in Seelbach betreibt zwei Abenteuer-Plätze für Jung und Alt, den Waldklettergarten „Abenteuer im Wald“ in Kenzingen und den Baumkronenweg in Waldkirch. In luftiger Höhe bieten sie aufregende, abenteuerliche und unvergessliche Erlebnisse, verbunden mit viel Spaß und gesunder Bewegung in der freien Natur.
„Wer auf der Stelle tritt, kann nur Sauerkraut produzieren“, beschreibt Thomas Hangs sein Motto. Immer offen für Neues – daher hat sich die Erlebnis GmbH 2018 entschieden, die Buchhaltung zu digitalisieren und profitiert heute von den Arbeitserleichterungen.
Im unternehmerischen Alltag spielt sich für Thomas und Andrea Hangs nicht alles an der frischen Luft und in der freien Natur ab – der Betrieb eines Kletterparks und Baumkronenwegs ist auch mit Verwaltung, Rechnungen und Zahlenwerk verbunden. Umso besser, wenn dies dann möglichst zeitsparend und bequem, zum Beispiel von zuhause am PC oder Laptop und jederzeit erfolgen kann.
Die Erlebnis GmbH hat für das Rechnungswesen daher seit 2018 DATEV Unternehmen online im Einsatz. Alle Belege werden darin verwaltet, d.h. externe Schriftstücke und Rechnungen werden sofort gescannt oder digital in DATEV Unternehmen online hochgeladen. Auf diese Plattform hat auch das Team des Steuerbüros direkten Zugriff, um die entsprechenden Belege zu verarbeiten, d.h. zu verbuchen, entsprechenden Buchungssätze zu erstellen, den entsprechenden Konten zuzuordnen etc. Auch bei Einrichtung und für Hilfestellung und Support sind die Mitarbeiter von Himmelsbach & Streif die Ansprechpartner.
Sind die Belege hochgeladen, so können mittels OCR-Erkennung Rechnungen direkt den Kreditoren zugeordnet und entsprechend auch für die Zahlung vorbereitet werden. Es werden Zahlungsvorschläge generiert, die Andrea Hangs lediglich nochmal prüft, in einigen seltenen Fällen korrigieren muss und dann mit einem Klick überweisen kann. Durch die Nutzung des Zahlungsverkehrsmoduls von DATEV Unternehmen online kann die Erlebnis GmbH das Bankkonto der Sparkasse (Sparkasse Nördlicher Breisgau) anbinden und damit das Online-Banking auch über diese Plattform abwickeln.
Gleichzeitig sind auch die von der Erlebnis GmbH an Kunden gestellte Rechnungen im System digital erfasst. Dies bietet nicht nur für die Buchhaltung Vorteile, dank der direkten Bankanbindung können auch Zahlungseingänge automatisch mit offenen Posten abgeglichen werden.
Die digitale Buchhaltung schafft für die Erlebnis GmbH mehr Transparenz: Im System können alle Zahlen und die Buchhaltung jederzeit eingesehen werden. Gleichzeitig können schnell verschiedene betriebswirtschaftliche Auswertungen (z.B. monatsweise kumulierte Umsätze und Aufwendungen, vorläufige betriebswirtschaftliche Ergebnisse, Vorjahresvergleiche etc.) automatisch aus diesen Daten generiert werden. Dies verbessert für die Erlebnis GmbH die interne Planbarkeit und hilft, die Zahlen besser im Blick zu haben. Gerade für ein saisonabhängiges und oft unvorhersehbares Geschäft ist dieser Überblick in Echtzeit sehr wichtig. So etwa, wenn es um neue und vor allem schnelle Finanzierungen geht, wie sie in der Vergangenheit beispielsweise für die Reparatur von Sturmschäden benötigt wurden. Mit guter Begleitung und einem hohen Maß an Flexibilität dank der digitalen Buchhaltung sind die Zahlen für Thomas und Andrea Hangs kein „Abenteuer“, sondern eine verlässliche Konstante.
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