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Seit über 60 Jahren beraten wir erfolgreich in Fragen rund um Steuern, Unternehmertum und Finanzen – inzwischen in dritter Generation.
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Elektronisches Datenmanagement

Schreiben oder erhalten Sie Rechnungen per E-Mail? Nutzen Sie eine IT-Software zur Organisation Ihres Unternehmens (z.B. Warenwirtschaftssystem, Lohn- und Finanzbuchhaltung, elektronische Kasse)? Kommunizieren Sie via E-Mail mit Ihren Geschäftspartnern?

Wenn Sie eine der Fragen mit JA beantworten, so betrifft Sie das Thema des elektronischen Datenmanagements. Denn gemäß der GoBD – Grundsätze zu ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (Gegenwart) sind Sie verpfichtet, Unterlagen aufzubewahren und entsprechend zu organisieren.

Die Aufbewahrung digitaler Unterlagen

Gemäß GobD sind Sie verpflichtet, Unterlagen – z.B. Belege, Dokumente zur Buchführung oder zur Kassenführung etc. aufzubewahren.

Wir unterstützen Sie in den Fragen:

  • Welche Unterlagen  müssen Sie aufbewahren?
  • In welcher Form müssen diese aufbewahrt werden?
  • Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
  • Welche Möglichkeiten gibt es im Rahmen eines umfassenden Dokumentenmanagements?

Elektronische Archivierung

Das Thema einer rechtssicheren elektronischen Archivierung ist nicht trivial:  Stellen Sie sich vor, Sie haben alle Dokumente digital vorliegen (z.B. elektronische Rechnungen, alle Belege gescannt etc.). Diese müssen Sie aufbewahren, so dass  verschiedene Anforderungen, wie Nachvollziehbarkeit der Daten, Ordnung, Unveränderbarkeit, laufende Verbuchung, Datensicherheit etc., erfüllt sind. Gleichzeitig wollen Sie einem Prüfer im Zweifel keinen Vollzugriff auf alle Ihre E-Mails oder Datensysteme geben. Eine gewisse Herausforderung, die wir gemeinsam mit Ihnen meistern.

Voraussetzungen für ein revisionssicheres IT System

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit,
  • Wahrheit, Klarheit, Richtigkeit und fortlaufende Aufzeichnung,
  • Ordnung,
  • Unveränderbarkeit,
  • Laufende Verbuchung,
  • Aufbewahrung und Datensicherheit,
  • Internes Kontrollsystem,
  • Verfahrensdokumentation.

Dokumentenvernichtung

Unabhängig davon ob Dokumente nun elektronisch oder in Papierform aufbewahrt werden, muss man sich die Frage stellen, wann und wie diese vernichtet werden dürfen.

Wir beraten Sie z.B. mit Blick auf die folgenden Fragen:

  • Was sind die Voraussetzungen für die elektronische Archivierung und Vernichtung?
  • Was darf ich alles vernichten?
  • Wie sieht dies das Finanzamt?
  • Was passiert bei Rechtsstreitigkeiten?
  • Wo sind Grenzen der Vernichtung?

Digitale Steuerprüfung

Auch digitale Daten werden im Rahmen einer Steuerprüfung genau unter die Lupe genommen. Doch welche Daten gehören dazu, was darf der Prüfer anfordern? Muss er Papierakten akzeptieren und welchen Zugriff darf er auf Systeme bekommen?

Wir unterstützen Sie dabei und beraten Sie, wie Sie sich auch mit Blick auf digitale Daten optimal aufstellen und auf die Prüfung vorbereiten.

Digitale Belege & Buchhaltung

Sie wollen Belege digitalisieren und direkt mit Ihrem Steuerberater austauschen? Heute gibt es verschiedene Möglichkeiten und Schnittstellen, die Sie nutzen können.

Wir setzen bspw. die digitale Lösung Datev Unternehmen Online ein. Wie funktioniert das?

  • Belege scannen oder faxen
  • Ablage im System & digitaler Austausch mit dem Steuerberater
  • Verbuchung beim Steuerberater
  • Archivierung
  • Weitere Verarbeitung von Dokumenten (z.B. Bankenkommunikation).

Digital schafft Perspektive

Kunden, Lieferanten, Steuerberater alle in einem durchgängig digitalen System

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