Die Digitalisierung verändert vieles in unserem Geschäftsumfeld. Kaum ein Unternehmer kann sich heute noch vor dem Thema elektronischer Rechnungen oder elektronischer Kontoauszüge verschließen. Wie gehe ich mit diesen Dokumenten sinnvoll um? Wo und wie muss ich elektronische Dokumente rechtssicher archivieren und aufbewahren?
Jeder Steuerpflichtige ist dafür verantwortlich, seine Originalbelege entsprechend revisionssicher aufzubewahren. In Zeiten, als dies ausschließlich Printdokumente waren, war es noch einfach. Alle Kontoauszüge wurden von der Bank ausgedruckt versendet oder zum Ausdrucken am Kontoauszusdrucker in der Bank bereitgestellt. Der Kontoinhaber hat diese dann entsprechend in Ordnern abgeheftet und archiviert.
Oft bieten elektronische Wege viele Vorteile – etwa, dass man z.B. die Bereitstellungsgebühren für gedruckte Kontoauszüge bei der Bank spart. Viele Unternehmen stellen daher auf papierlose Lösungen um. Doch wie sieht es mit der Revisionssicherheit bei elektronischen Dokumenten aus?
Das elektronische Dokument ist das Original!
Wenn Sie Rechnungen elektronisch erhalten oder Kontoauszüge elektronisch beziehen, so gilt das elektronische Dokument als Original. Es ist also nicht revisionssicher, einfach Ausdrucke zu machen und diese wie Print-Dokumente abzuheften. Das bringt also nichts, nur unnötiges Papier.
Elektronische Belege können in einem Dokumentenmanagement archiviert werden. Eine Möglichkeit ist es, z.B. die Belege in DATEV Unternehmen online hochzuladen und dort zusätzlich direkt vom digitalen Datenaustausch mit dem Steuerberater zu profitieren. Aber auch andere System, spezielle Dokumentenmanagement-Systeme, ERP-Systeme o.Ä. bieten sich hierfür an.
Oft wird gefragt, ob sich eine Aufbewahrung im E-Mail-Postfach als Lösung eignet. Hier lautet die Antwort eher nein. Denn Sie müssen bedenken, dass bei einer etwaigen Prüfung der Betriebsprüfer Zugriff auf das System verlangen kann, in dem solche relevanten Daten gespeichert sind. Der Prüfer wird dann also Zugang zum E-Mail-Postfach erhalten – und dies betrifft nicht nur den Ordner im E-Mail-Programm mit Rechnungen, sondern gleich das gesamte System. Wenn Sie einem Betriebsprüfer also nicht Zugang zu Ihrer gesamten geschäftlichen Korrespondenz gewähren möchten, sollten Sie auch hier Alternativen suchen.
Reicht es, wenn Online-Kontoauszüge im Online-Banking-Tool gespeichert und abrufbar sind? Auch dies ist ein kritisches Thema. Kontoauszüge müssen mindestens zehn Jahre vom Kontoinhaber revisionssicher aufbewahrt werden. Was aber, wenn Sie innerhalb dieser Aufbewahrungsfrist die Bank wechseln, das Konto ändern oder aus irgendwelchen anderen Gründen der Zugriff auf das Online-Portal nicht mehr existiert? Dann sind die Daten nicht entsprechend gesichert. Wir empfehlen hier, dass man lieber gleich auf ein GoBD konformes Datensicherungssystem setzt und die Kontoauszüge als PDF – ähnlich wie eben oben die Rechnungen – direkt dort abgelegt. Dann ist man auf der sicheren Seite, hat keine Insellösungen und kommt auch bei Betriebsprüfungen nicht unter Druck. Wir beraten Sie dabei natürlich gerne.
erstellt am: 16.10.2019 |
von: Rudolf Streif
Kategorie(n): Allgemein
