Vorgaben für Kassen & Kontrollen: Die Kassennachschau

Unternehmen, Geschäfte, Restaurants – jeder, der eine Kasse nutzt, muss sich seit diesem Jahr mit neuen Vorschriften „plagen“. Denn der Gesetzgeber hat die Regelungen verschärft um Steuerhinterziehung und jegliche Form der Manipulation zu vermeiden. Etwa, dass Umsätze nicht gebucht und entsprechend nicht versteuert werden, dass Kassensoftware manipuliert ist und zum Beispiel im Nachhinein Belege verändert werden können, oder dass schlichtweg Geld undokumentiert aus der Kasse verschwindet.

Vorgaben zur ordnungsgemäßen Kassenführung gibt es schon lange, neu war in diesem Jahr die erweiterte Vorgabe zur elektronischen Auslesbarkeit von Registrierkassen. Damit nicht genug kommt 2018 eine weitere Verschärfung: Ab dem 01.01.2018 wird eine sogenannte Kassennachschau eingeführt.

Was ist eine Kassennachschau?

Die Kassennachschau ist eine Art Finanzkontrolle mit Blick auf die Kassen. Unangekündigt können Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie der Kassenbuchführung prüfen. Da die entsprechende Kontrolle nicht angekündigt wird, ist es ratsam, sich vorher schon einmal darauf einzustellen, welche Daten ggf. angefordert werden können und wie die Kassennachschau in der Regel abläuft.

Um zu prüfen, ob alle Geschäftsvorfälle – also Einnahmen und Ausgaben – ordnungsgemäß erfasst wurden, müssen die Kassenprüfer die entsprechenden Aufzeichnungen, Kassenbücher und sonstige für die Kassenführung relevanten Unterlagen oder Datenträger einsehen. Ein Schwerpunkt liegt auch auf dem technischen System und dem Manipulationsschutz. Es wird beispielsweise geprüft, ob die gesetzlichen Anforderungen des elektronischen Aufzeichnungssystems umgesetzt sind. In den meisten Fällen wird im Rahmen der Kontrolle auch ein Testlauf des Kassensystems durchgeführt, und ggf. die Inhaber auf Aufrüstungsbedarf und –potenzial hingewiesen.

Was kann beanstandet werden und wie wird es ggf. sanktioniert?

Die Prüfer werden die Kunden auf Mängel hinweisen, aber bei bestimmten gravierenden Problemen auch Strafen verhängen. Diese hängen ganz entscheidend von Art und Umfang des Verstoßes ab. Sollte gar sogenannte Manipulationssoftware gefunden werden, die es ermöglicht, steuerrelevante Daten nachträglich zu ändern oder zu löschen, sind die Sanktionen erheblich.
Liegt nach Ermessen des Kassenprüfers ein Steuergefährdungstatbestand vor, so können Strafen i.H.v bis zu 25.000 EUR verhängt werden. Schnell kann die Kassenprüfung zudem dann zu einer vollständigen Steuerprüfung ausgeweitet werden. Dann werden auch weitere steuerrelevante Tatbestände genau unter die Lupe genommen.

Daher empfehlen wir, die Regelungen zur Kassennachschau genau zu beachten und sich auch entsprechend auf die Kontrollen vorzubereiten. Bei korrektem System und ordentlicher Kassenführung sind Unternehmen auf jeden Fall auf der sicheren Seite. Bei Fragen steht unser Team natürlich gerne zur Verfügung.