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Digitale Buchführung: Alle Daten besser im Blick | von StB/WP Martin Himmelsbach

21. Mai. 2017
Doch so muss es nicht sein: Die Digitalisierung bietet entscheidende Vorteile. Unternehmen scannen ihre Belege direkt ein oder senden sie per Fax. Die elektronische Schnittstelle ermöglicht es, diese Daten direkt in das Buchhaltungsprogramm zu laden. Wann immer also Belege in der Post sind oder Rechnungen eingehen müssen diese nicht mehr abgeheftet und sortiert werden, sondern werden schnell eingelesen und sind sofort elektronisch verfügbar. Der Datenaustausch zwischen Steuerberater und Mandant ist so drastisch vereinfacht und auch schneller. Die Buchungen können direkt nach Eingang erfolgen.

Gleichzeitig ist dieses Verfahren nicht nur wesentlich komfortabler, sondern auch revisionssicher: Durch die digitale Buchführung werden Belege unmittelbar nach elektronischem Eingang und damit wesentlich zeitnäher verbucht und dank einer lückenlosen digitalen Archivierung sind die Daten jederzeit abrufbar und verfügbar. Alle Geschäftsvorfälle mit den jeweiligen Buchungen, inkl. angefügten Belegen, werden digital verknüpft und können nach Suchkriterien (z.B. Datum, Betrag, Empfänger) einfach und ohne Ordner zu wälzen wieder gefunden werden.

Auch ein ordnungsgemäßes Kassenbuch kann vollständig digital geführt werden. Im Bereich Lohn bietet die Digitalisierung auch viele Vorteile, vor allem Änderungen wie z.B. im Hinblick auf Urlaubstage, Boni etc. können im System abgeändert und somit schnell & einfach übermittelt werden.

Der ganz entscheidende Vorteil liegt im verbesserten Datenaustausch: Steuerberater und Unternehmer haben beide Zugriff auf das System und sehen so in Echtzeit die gleichen Daten. Das Rechnungswesen wird damit nicht nur einfacher und schneller, sondern auch transparenter. Unternehmen haben die Kontrolle, dass alle Belege verbucht wurden, können ggf. Änderungen zeitnah durchführen lassen. Umgekehrt können wir als Steuerberater den Mandanten direkt und komfortabel bestimmte Auswertungen und Übersichten zur Verfügung stellen – digital und zeitnah. Diese Informationen über Finanzzahlen z.B. mit Blick auf Erfolgsrechnung, Kunden- und Forderungsmanagement, Controlling oder Personalwesen sind entscheidende Vorteile für die Entscheidungsfindung in Unternehmen. Wesentliche Stellschrauben für den Unternehmenserfolg haben Sie so noch besser und einfacher im Blick.

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