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Der Schritt ins digitale Zeitalter: Papierlose Buchführung?! | von StB/WP Rudolf Streif

29. Jan. 2017
Papierlose Buchführung – noch vor einigen Jahren wäre das völlig undenkbar gewesen. Buchhaltung wird direkt mit dem guten alten Pendelordner verbunden, den man mit allen aufwändig sortierten und sorgfältig zusammengesuchten Belegen und Rechnungen, mit Kontoauszügen und Kassenbuch, mit Bescheiden, Versicherungsscheinen etc. zum Steuerberater bringt. Nach getaner Arbeit kommen dann all die Dokumente ins Archiv – denn diese Unterlagen müssen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.
Die digitale Revolution hat vieles verändert und verbannt Pendelordner und verstaubte Archive in die Vergangenheit. Längst gibt es Kontoauszüge online, Lieferanten schicken Rechnungen digital und auch die Bilanz muss beispielsweise inzwischen elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden (e-Bilanz). Da bietet es sich an, auch die eigenen Prozesse zu überdenken und dem digitalen Zeitalter anzupassen. Man spart dadurch nicht nur Papier, sondern oft auch Zeit und Kosten.

Digitalisierung spart Zeit und Geld

Unternehmen, die heute schon ihre Belege digitalisiert haben – so auch wir als Kanzlei – würden nicht mehr zurück wollen. Wie schnell passiert es, dass in der ganzen „Zettelwirtschaft“ ein Beleg verloren geht oder vergessen wird und dann im Pendelordner fehlt? Scanne ich dagegen gleich meine Belege, sobald sie eintreffen bzw. lade die elektronisch empfangenen Dokumente gleich in ein System, habe ich eine viel bessere Sicherheit, alles erfasst zu haben. Gleichzeitig kann ich direkt eine Anbindung an Banksysteme so umsetzen, dass ich dann die Belege nur einmal erfasse und dann direkt online die entsprechenden Zahlungen tätigen kann. Auch wenn ich später – zum Beispiel um Daten des vergangenen Jahres zu vergleichen – nach einem konkreten Beleg suche, dann funktioniert dies in einer digitalen Ablage mit einigen Klicks und nicht mit manuellem Durchforsten des Archivs. Und letztlich ist die Archivierung durch die digitalen Belege auf einem gesicherten Server langfristig zuverlässig und bequem, denn die Datensicherheit liegt beim Systembetreiber. Gewerbetreibende müssen keine Gedanken mehr verschwenden an Sicherheitsschränke, Tresore oder Archive, die Wasserschäden, Bränden oder Ähnlichem trotzen müssen. Summiert man auf, auf was man alles verzichten kann – Ordner, Papier- und Druckkosten, Schränke, Lagerfläche, Datentransport, zusätzliches Verwaltungspersonal – dann erkennt man schnell, dass man wirklich Kosten sparen kann.

Der Weg zur papierlosen Buchführung ist heute kein Zauberwerk mehr. Unser Systemanbieter (DATEV) bietet beispielsweise eine digitale Plattform „DATEV Unternehmen online“ an. Wir gehen diesen Weg gerne mit Ihnen und unterstützen Sie dabei.



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